Alhoewel gebeurtenisbeplanning krities is as jy wil hê die geleentheid moet glad verloop, wil jy ook resultate van al jou pogings.
Daarom moet u organisasie 'n "gasheerkomitee" werf.
Wat is 'n gasheerkomitee?
'N "gasheerkomitee" verskil van 'n tradisionele geleentheidsbeplanningskomitee. In plaas van mense wat aktief beplan, skeduleer of opstel vir die dag of aand se gebeure, is die gasheerkomitee 'n span wat sy netwerke gebruik om seker te maak die gebeurtenis is 'n treffer. Sommige gasheerkomiteelede mag kies om:
- Moedig hul vriende, familie of kollegas aan om kaartjies te koop
- Versamel veilige items van plaaslike besighede
- Maak verskaffersverbindings vir deurpryse of geleentheidsplekke
Natuurlik, daar is talle maniere waarop 'n gasheerkomitee jou liefdadigheidsgebeurtenisse beter as ooit kan maak . Dink aan 'n gasheerkomitee as die werklike gasheer van 'n partytjie; iemand wat die beste gaste nooi, weet wie om te bel vir die kos of dekor en kan jou verbind met mense wat die geleentheid 'n totale sukses maak.
Omdat 'n gasheerkomitee die fondse wat by 'n gebeurtenis ontvang word, verhoog of meer media-aandag kry, is die vind van en die werwing van die regte individue noodsaaklik.
Wie om te kies vir jou gasheerkomitee
'N werklik nuttige gasheer komitee sal nie betaal bemarkers of gebeurtenis beplanners. In plaas daarvan moet hulle hoogs verloofde lede van u bestaande span, donateurbasis of vrywilligers wees met verbindings en die bereidwilligheid om uit te reik.
Jou gasheerkomitee kan wissel van slegs 'n paar mense tot dekades.
Hoe meer mense op u komitee, hoe meer impak kan hulle gesamentlik op die sukses van u gebeurtenis maak.
Jy kan amper enige plek van gasheerkomiteelede vind, insluitend:
- 'N Raadslid of voorsitter in u organisasie
- Vrywilligers wat hoogs verloof is in die gemeenskap
- 'N Skenker wat verbindings het met plaaslike besighede
- 'N Skenker of raadslid wat uitgebreide kontakte het in jou ideale skenker demografiese
- Vrywilligers wat verkopers of plek eienaars ken
- Plaaslike of nasionale bekendes wat gereeld vir jou saak pleit
Sodra jy individue gevind het, wil jy by jou gasheerkomitee aansluit; dit is tyd om hulle te werf.
Hoe om 'n gasheerkomitee te werf
Soek en verbind met individue wat uitstekende lede van die gasheerkomitee sal maak. Moet egter nie net iemand vra om op 'n gasheerkomitee te wees nie. 'N Formele uitnodiging is die beste manier om lede van die komitee te werf.
In 'n gasheerkomitee-uitnodiging is dit belangrik om in te sluit:
- Volledige inligting oor die geleentheid en jou organisasie (datum en plek)
- Inligting oor die doel van die geleentheid (fondsinsameling vir 'n spesifieke oorsaak)
- Voorbeelde van hoe 'n gasheerkomiteelid kan bydra
- 'N Datum om te reageer of met jou span te skakel
- 'N "gevorderde" dankie dat jy hulle laat weet dat jy opgewonde is om hulle uit te nooi
- Jou naam / kontakpersoon en kontakbesonderhede
Maak seker dat potensiële lede weet dat hul betrokkenheid erken en waardeer word en dat hulle 'n beduidende impak kan maak deur aan te sluit.
As jy wonder hoe om jou uitnodigingsbrief vir die gasheerkomitee op te stel, is daar baie voorbeelde op mede-winsgewende webwerwe. As jy op soek is na 'n maklike sjabloon, kopieer en plak die sjabloon hieronder en plaas jou inligting in elke hakies.
[Datum]
Geagte [Voeg Naam in]:
Ek skryf om jou te laat weet van 'n opwindende gebeurtenis wat [Jou Organisasie Naam] beplan vir [Maand] in [Plaas Stad].
In [Maand + Jaar (indien anders as die huidige een)], bring [Organisasie] die [Gebeurtenisnaam] na [Stad] om bewustheid te verhoog oor [oorsaak / sosiale probleem / probleem wat jou organisasie aanspreek] en om ondersteuning te bou vir [ programme / inisiatiewe / pogings].
[Voeg relevante inligting oor die gebeurtenis / doel / tema by].
Die geleentheid vind plaas in [Stad] by [Event Venue (indien u dit het)] op [datum en tyd].
[Voornaam], ons sal graag jou hulp hê om hierdie gebeurtenis te maak - en ander hou net daarvan - 'n sukses. As u graag deel wil wees van hierdie gebeurtenis, sowel as toekomstige gebeure, sal ons baie dankbaar wees as u hierdie formele uitnodiging sal aanvaar om deel te wees van ons gasheerkomitee.
Daar is 'n paar eenvoudige maniere om betrokke te raak:
- Deel jou naam, of jou organisasie se naam, as lid van ons gasheerkomitee
- Nooi jou kollegas, vriende en bure om 'n [tafel / kaartjie] aan ons gebeurtenis (s) te koop.
- Sluit by ons aan vir die geleentheid
- [Voeg spesifieke versoek in gebaseer op die persoon se status, verbindings.]
Ons sal dit ook liefhê as jy oorweeg om jou eie tafel te bedien en vriende en kollegas uit te nooi vir 'n aand van pret. Jou vrygewige ondersteuning sal ons help om die woord oor [oorsaak] te versprei en regtig 'n impak te maak.
'N Lid van [Organisasie] sal u kontak binne die [Voeg tydraamwerk] om die besonderhede van ons gasheerkomitee te bespreek en u betrokkenheid te bespreek indien u belangstel.
Ons sien daarna uit om met u te werk om [Gebeurtenis Naam] en toekomstige gebeurtenisse 'n sukses te maak! Dankie vir u vrygewige oorweging en ondersteuning.
Die uwe,
[Jou naam]
[Posisie in Organisasie]
[Organisasie Naam]
[Kontak nommer]
Nadat u u gasheerkomitee gewerf het
Sodra u u gekose komiteelede uitgenooi het, sal u aanvaardingstake of oproepe ontvang. Voordat u egter in die besonderhede van die geleentheid kom of wat u graag wil doen, skeduleer u 'n kort ontmoeting met die komitee. Sonder om vir hulle iets te vra, laat hulle:
- Raak vertroud met mekaar
- Bespreek hoe hulle by jou organisasie betrokke is
- Hersien materiaal of aanbiedings oor jou saak / werk
- Hersien idees oor hoe hulle wil bydra
Van daaruit kan jy hulle fondsinsamelingsdoelwitte bekend maak, en hoe jy dit wil sien saamwerk (kontakte uitnooi of uitverkoop vir veilingsitems). Hulle kan ook in "subkomitees" verdeel indien u 'n groot groep het
Natuurlik is dit nie net die taak van die gasheerkomitee om jou gebeurtenis te beplan en uit te voer nie. 'N Gasheerkomitee moet saam met u vrywilligers of geleentheidsbeplanningskomitee werk om kaartjies te verkoop, seker te maak dat nuwe borgskappe gevra word, veilige items is volop en dat die nag 'n treffer vir die deelnemers sal wees.
Erkenning van u gasheerkomitee se pogings
Wanneer die geleentheid verby is, moet u gasheerkomiteelede van die eerste persone wat u bedank, beide by die geleentheid en met 'n skriftelike dankie die volgende dag. Hoe meer jy betrokke is by jou gasheerkomitee, hoe meer sal hulle bereid wees om in die toekoms te gasheer.
Vind die mense binne jou organisasie of gemeenskap wat jou kan help om jou volgende geleentheid te host. Hulle kan 'n groot verskil maak in die hoeveelheid geld wat jy verhoog en die programme wat jy kan ondersteun.