Stap-vir-stap Hoe om te beplan om effektiewe ontmoetings op te stel

As jy is soos die meeste mense wat ek ken, bring die gedagte om 'n dag in rug-tot-terug-vergaderings te spandeer gevoelens van vrees. Vergaderings kan vervelig wees, is dikwels onnodig en neem beslis tyd weg van ander werk. Maar vergaderings kan baie doeltreffend en produktief wees as hulle reg beplan word. Hier is 'n paar eenvoudige stappe vir die beplanning van effektiewe vergaderings

Besluit as jy werklik 'n vergadering nodig het

Eerstens, bepaal of die beplanning van 'n vergadering regtig nodig is.

Dikwels dink ons ​​aan 'n formele vergadering as die beste manier om inligting te deel of 'n onderwerp te bespreek. Maar as u nuus per e-pos of konferensie kan afgelewer word, of net deur 'n paar mense in u kantoor vir 15 minute byeen te roep, slaan u dan die formele vergadering oor.

Nooi net die mense wat regtig nodig het om daar te wees

Is ooit uitgenooi na 'n vergadering en het gewonder - halfpad deur - hoekom is jy daar? Moenie mense se tyd mors nie deur hulle uit te nooi na 'n vergadering wat hulle nie nodig het om by te woon nie. Dit sal nie 'n effektiewe vergadering wees nie. Moet iemand van rekeningkunde by die vergadering teenwoordig wees om begrotingsvrae te beantwoord? Noem dan een individu uit rekeningkunde wat geskik is vir daardie taak.

As 'n kollega of toesighouer ingelig moet word oor wat tydens 'n vergadering bespreek is, hoef jy dit nie na die werklike vergadering te nooi nie. Stel 'n vergadering opsomming op en stuur dit daarna aan hulle. Hulle sal die tydsbesparer waardeer en jy het die versekering dat - omdat jy die inligting skriftelik stel - hulle ten volle op hoogte van besprekings is.

Stuur uit herinneringe aan die vergadering

Die lewe is besig en kalenders word vinnig bespreek met geskeduleerde aktiwiteite. Stuur 'n opvolgvergadering twee dae voor jou vergadering uit. Dit sal die mense wat gereageer het, bevestig dat hulle teenwoordig sal wees en kan u vroegtydig weet indien skedules verander het en sleuteldeelnemers nie die geskeduleerde vergaderingstyd kan maak nie.

Hou 'n agenda

Om effektiewe vergaderings te beplan, moet jy eers beplan wat bespreek sal word. Wat is die doel van die vergadering? Wat wil jy bereik? Ontwikkel 'n vergadering agenda voor die tyd en versprei dit aan deelnemers. Dui die aanvangstyd aan en sluit 'n kort lys onderwerpe in wat aangespreek moet word. Moenie jou eie vergadering met 'n lang, oormatige, gedetailleerde agenda afmuur nie. Dui individueel aan wat verantwoordelik is vir die rapportering op 'n spesifieke gebied.

Wees duidelik oor verwagtinge

Wanneer u die kennisgewing van die vergadering eers uitstuur, moet u duidelik wees oor die doel en u verwagtinge. Sal die vergadering rondom 'n voorlegging draai en die deelnemers moet bereid wees om aantekeninge te neem? Of is dit 'n dinkskrumsessie waar van deelnemers verwag word om idees en voorstelle te vertoon?

In sommige korporatiewe kulture word werknemers versamel om net te luister en dan terug te keer na hul werkruimtes. In ander maatskappye neem werknemers vryelik deel. In vandag se gesamentlike werkplekke word interaksie en die deel van idees nie net by vergaderings welkom nie; dit is dikwels die doel van die vergadering self.

Begin op tyd

As jy die persoon is wat betyds opdaag vir vergaderings, verstaan ​​jy hoe frustrerend dit is as die werklike vergadering nie 15 minute gaan kry nie, aangesien mense in die kamer rondloop.

Wat onvermydelik gebeur, is om vorentoe te weet, almal weet dat hierdie byeenkomste nooit betyds begin nie, sodat almal laat opdaag. Beheer jou vergadering. Begin stiptelik by die gegewe begin tyd. Sluit die deur en begin. Daardie stragglers sal vinnig die boodskap kry dat hulle laat arriveer en hulle moet net een keer die fout maak.

Hou dit kort en eenvoudig

Die meeste vergaderings word vir 'n uur afgesit wanneer - in baie gevalle - 30 minute of selfs 45 minute genoeg sal wees. Wanneer te veel tyd toegeken word, is die gewone uitkoms dat tyd verlore gaan. Mense hang aan nadat die vergadering verby is of te lank spandeer op 'n gegewe agenda-item. Hou vergaderings kort en op die punt.

Bly op onderwerp

'N Agenda alleen sal nie jou vergadering doeltreffend bestuur nie. Hou by die agenda en hou gesprekke van dwaal af op die raakvlakke.

Gee enige on-topic vrae aan wat verklaar dat dit 'n onderwerp is vir 'n ander vergadering. Dit sal privaat of soortgelyk aangespreek word. Niemand hou van 'n weghol-vergadering waar die doel van die vergadering 'n backseat na 'n ander gesprek gevoer het nie.

Neem kleiner vergaderings buite die konferensie kamer

Sitting in dieselfde bekende konferensiekamer wat rondom dieselfde vertroude tafel vergader is, is net so bekend. Om werknemers aan te moedig om te interaksie, kreatief te dink en lewendige gesprekke te hê, oorweeg dit om die vergadering buite die standaard konferensiekamer te neem.

Oorweeg vergadering by 'n tafel buite as plek en weer toelaat. Probeer bymekaarkom in 'n gemeenskaplike area met sofas en tafels in plaas van 'n groot konferensie tafel en swaaistoele.

Moenie bang wees om 'n ander benadering te neem nie

As die benadering tot die vergadering nie werk nie, wees nie bang om die kursus te verander nie. Byvoorbeeld, as 'n dinkskrumsessie 'n stil kamer met baie min dialoog gee, verander rigting. Wees buigsaam en let op hoe die algemene vergadering vorder.

Gebruik Tegnologie

Beplan om tegnologie te gebruik om deelnemers aan die gang te hou. In vandag se digitale wêreld, is die meeste mense gebruik om grafika of video's te sien om die woorde wat hulle hoor, te ondersteun. Appelleer na daardie ingesteldheid en sluit oudiovisuele materiaal in wanneer jy jou vergadering beplan.

Rekenaars geprojekteer op groot skerms en Smart Board-aanbiedings wat interaksie aanmoedig, is 'n welkome verandering van die standaard-lang-PowerPoint-aanbiedings.

Stuur 'n vergaderingopsomming uit

Binne 'n dag na die vergadering, stuur 'n kort opsomming van wat bespreek is. Versprei dit per e-pos aan almal wat bywoon, diegene wat nie die vergadering kon bywoon nie, en diegene wat ingelig moet word. Sluit ook enige aksiewerkwoorde in wat spesifiseer wie verantwoordelik is vir elke item sowel as die sperdatum.