Lêer bestuur wenke vir digitale lêers
Bykomend tot die stoor van dokumente plaaslik op desktops, skootrekenaars of mobiele toestelle, gebruik meer en meer besighede die wolk vir basiese sakeprogramme en lêerstoor. (Kyk waarom Cloud Computing ideaal is vir klein ondernemings en 5 nadele van wolkrekenaars. )
Verdere probleme met die stoorprobleem is die feit dat baie besighede dokumente tussen werknemers moet deel .
Binne 'n kantoor word dit gewoonlik bereik deur die gebruik van 'n lêer bediener of netwerk geheg berging toestel (NAS). As gedeelde mobiele toegang vereis word, kan dokumente in die wolk gestoor word en gedeel word deur toegangstoestemmings toe te ken. Die gevolg hiervan kan 'n lêerbestuur nagmerrie wees met sommige van 'n persoon se dokumente wat in die wolk gestoor word en sommige plaaslik, en selfs individuele dokumente word slegs op een plek of die ander gestoor.
Organisasie is die sleutel tot elektroniese lêerbestuur
Waar die dokumente gestoor word, is dit belangrik om hulle georganiseer en op datum te hou. Die doel van elektroniese lêerbestuur is om te verseker dat u kan vind wat u soek, selfs al soek u dit jaar na die skepping.
Die meeste besigheidsmense het op een of ander tyd in die verleentheid van 'n kliëntoproep geklim en nie die betrokke faktuur of ander belangrike kliëntdokumente vinnig kan vind nie.
Ewe irriterende is omstreeks die einde van die jaar rond te roep om dokumente te vind wat verband hou met die maatskappy se rekeninge vir die rekenmeester of selfs erger, die belastingpligtige .
Behoorlike organisasie van digitale dokumente is veral krities in 'n gedeelde omgewing. As een van u werknemers afwesig is (tydelik of permanent!), Moet u enige dokumente wat deur daardie persoon geskep of bestuur word, maklik kan vind.
(Let daarop dat die potensiële verlies van data probleme met ontevrede, vertrek werknemers nog een rede is om u besigheids data te beskerm. Sien 6 Reglemente vir Besigheidsgegevensbescherming ).
Hierdie wenke vir die bestuur van lêers sal jou help om jou lêers toeganklik te hou:
1. Gebruik die verstek installasie dopgehou vir program lêers.
Gebruik die versteklêerlêers wanneer programmeprogramme geïnstalleer word. Onder Windows, by die konvensie woon program program lêers onder die (Drive Letter:) -> Program Files gids. Die installering van toepassings elders is verwarrend en onnodig.
2. Een plek vir alle dokumente.
Plaas al die dokumente onder 'n enkele "root" gids. Vir 'n enkele gebruiker in 'n Windows-omgewing is die standaard plek die gids My Documents.
Probeer in 'n lêerdeling omgewing dieselfde te doen. Skep 'n enkele wortelvouer (bv. "Gedeelde dokumente") en stoor alle dokumente in sub-dopgehou in die hoofmap. Om 'n enkele plek vir alle elektroniese dokumente te hê, maak dit makliker om dinge te vind en rugsteun en argiewe uit te voer.
3. Skep dopgehou in 'n logiese hiërargie.
Dit is die laaie van u rekenaar se liasseringskas, om te praat. Gebruik gewone taal om jou dopgehou te noem; Jy wil nie in die toekoms na hierdie lys van dopgehou kyk nie en wonder wat "TFK" of enige ander interessante afkorting wat jy uitgevind het, beteken.
4. Nest-dopgehou in dopgehou.
Skep ander dopgehou binne hierdie hoof dopgehou wat nodig is. Byvoorbeeld, 'n vouer genaamd " Fakture " kan dopgehou met die naam "2018", "2017" en "2016" bevat. 'N Vouer wat vir 'n kliënt aangewys is, kan die dopgehou "kliënt data" en "korrespondensie" insluit. Die doel is om elke lêer in 'n gids te hê, eerder as om 'n klomp weeskinders wat gelys word, te hê.
Moenie egter komplekse, dieplaagde gidsstrukture skep nie. Gebruik waar moontlik beskrywende lêername in plaas.
5. Volg die lêerbenamingskonvensies.
Sommige bedryfstelsels (soos Unix) laat nie spasies in lêer- of gidsname toe nie, vermy dit as u rekenaaromgewing gemeng word. Gebruik eerder die onderstrepe as 'n delimiter (bv. Doe_John_Proposal.doc.) Ander karakters soos /? <> \: * | "^ is ook verbode in lêer of gids name onder Windows.
Gebruik beskrywende lêernaam vir maklike identifisering en herwinning, maar gaan nie oorboord nie - lêer- / padname het lengtebeperkings wat wissel tussen bedryfstelsels. Onder Windows is die maksimum volle padlengte vir 'n lêer (bv. Die ry letter + gidsname + lêernaam) 260 karakters. Gebruik algemene afkortings waar moontlik, soos Jan vir Januarie of Corp for Corporation.
6. Wees spesifiek.
Gee elektroniese lêers logiese, spesifieke name en sluit datums in lêernaam in indien moontlik. Die doel met die naam van lêers is om te kan weet waaroor die lêer gaan, sonder om dit oop te maak en te kyk. So as die dokument 'n brief aan 'n kliënt is wat hom herinner dat die betaling agterstallig is, noem dit iets soos "overdue_20180115"; eerder as iets soos 'letter'. Hoe sal jy weet wie die brief is om dit oop te maak?
As jy lêers met e-pos of draagbare toestelle deel, wil jy dalk hê dat die lêernaam meer inligting bevat, aangesien die gidsinligting nie by die gedeelde lêer ingesluit sal word nie. As u dokument byvoorbeeld in My Dokumente \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc verskyn en die lêer gedeel of per e-pos gestuur word, is die Doe_John_20170416.doc en die moontlikheid dat die lêer nie 'n kliënt is nie. faktuur sonder om dit oop te maak.
7. Lêer terwyl jy gaan.
Die beste tyd om ' n dokument te lê, is wanneer jy dit eers skep. Maak dus die gewoonte om die dialoogkassie 'Stoor as' te gebruik om jou dokument sowel as die naam in te dien en dit op die regte plek in die eerste plek te plaas.
8. Bestel u lêers vir u gerief.
As daar dopgehou of lêers is wat jy baie gebruik, dwing hulle na die bokant van die lêerlys deur hulle te herbenoem met 'n! of 'n AA aan die begin van die lêernaam.
9. Maak gereeld u lêers uit.
Soms is dit wat oud is, voor die hand liggend soos in die voorbeeld van die gids "Invoices" hierbo genoem. As dit nie die geval is nie, hou jou dopgehou skoon deur die ou lêers uit te vee.
Moenie besigheidsverwante lêers uitvee nie, tensy jy absoluut seker is dat jy nooit weer die lêer nodig het nie. In plaas daarvan, maak in jou hoofversameling van dopgehou onder jou wortelmap 'n gids genaamd "Ou" of "Onaktief" en beweeg ou lêers daarin as jy dit raak.
( Hoe lank moet u besigheidsrekords vir die CRA of IRS hou? Verduidelik hoe lank u besigheidsrekords moet hou om u belastingverpligtinge na te kom.)
10. Rugsteun jou lêers gereeld.
Of jy nou jou lêers na 'n ander ry of op band kopieer, dit is belangrik om 'n gereelde back-upregime op te stel en te volg. Sien die 3 stappe na 'n suksesvolle rugsteunstelsel .
Goeie Lêerbestuur maak dit wat jy wil maklik vind
Die bestuur van elektroniese dokumente behoort deel te wees van 'n algehele dokumentbestuurstrategie vir u besigheid. 'N Behoorlike dokumentbestuursplan moet alle aspekte van die hantering van dokumente insluit, insluitend berging, herwinning, rugsteuning en sekuriteit.
Die soektog funksie is 'n wonderlike ding, maar dit sal nooit die gemak wees om direk na 'n gids of lêer te gaan nie. As jy hierdie bestandsadvies konsekwent volg, al weet jy nie waar iets is nie, weet jy waar dit moet wees - 'n groot voordeel as jy soek wat jy soek. Goeie lêerbestuurspraktyke sal jou besigheid tyd en geld bespaar.