Wat jy moet stoor en organiseer
In sekere opsigte sal die items wat u nodig het om 'n stelsel van indiening te ontwikkel, baie afhang van u besigheid.
Byvoorbeeld, as jy 'n tasbare produk verkoop, benodig jy iets wat jou voorraad volg. Hier is egter 'n algemene lys van items wat jy in jou huisbesigheid moet opspoor:
- Besigheids- en bemarkingsplanne.
- Regsdokumente (dws LLC papierwerk, besigheids lisensie, en intellektuele eiendom registrasies, kontrakte)
- Kontakte (professionele, kliënte, verkopers, diensverskaffers, ens.)
- Finansiële inligting (Wins- / verliesstate, balansstate, rekeninge betaalbaar / ontvangbaar)
- belasting
- Besigheidsuitgawes (kwitansies)
- projekte
Tesame met hierdie lys, wil jy items byvoeg wat spesifiek vir jou besigheid is.
Stelsels vir die organisering van u huisbesigheid
Odds is dat jy 'n verskeidenheid metodes sal gebruik om jou referate en ander belangrike inligting te stoor en te hanteer. Die belangrikste faktor is om 'n metode te kies wat die beste vir jou werk. Almal het 'n ander manier van dink en organiseer. Byvoorbeeld, vir sommige mense is dit meer sinvol om lêers alfabeties te organiseer, maar vir ander vind dit makliker om op datum te organiseer.
As jy nie seker is wat vir jou die beste sal werk nie, probeer een, en as jy sukkel om dit in stand te hou, neem 'n ander stelsel aan. Hier is drie maniere om jou lêers en inligting te organiseer:
Eenvoudige Binder Filing System
Vir klein ondernemings wat nie te veel papierwerk genereer nie, is die bindstelsel 'n goeie keuse.
Dit is ook ideaal vir mense wat graag alles op een plek wil hê of wat hul inligting nodig het om selfoon te wees. Die bindstelsel gebruik 'n groot drie-ring bindmiddel, lapbeschermers, en deursnee.
Gebruik die afdeling verdelers om jou besigheidskategorieë te organiseer, soos hangende bestellings, voltooide bestellings, meesterkopieë van verskillende vorms ... ens. Van daar sal jy begin om die lêers in die velbeskermers te versamel. Sodra die bindmiddel vol word - aan die einde van die week, maand of drie maande - sal dit tyd wees om skoon te maak. U sal net bestellingbestandlêers en ander historiese rekords oorplaas na 'n tradisionele liasseringstelsel wat u binders se organisasie nou weerspieël.
Tradisionele lêerstelsel
Die tradisionele liasseringstelsels gebruik 'n liasseringskas, lêers en manila-dopgehou. Byna elke besigheid sal uiteindelik hierdie tipe aansoeke benodig aangesien hul besigheid groei. Daar is net te veel papierwerk wat oor die tyd ontstaan het om nie een te hê nie. En aangesien belasting rekords vir sewe jaar behou moet word, moet jy al hierdie rekords opberg. Tradisionele liasseringstelsels is ideaal vir items wat bewaar moet word, maar word nie gereeld toeganklik nie, soos vorige jaar se belasting en besigheidslisensie. Hier is 'n paar wenke om jou tradisionele liasseringstelsel uit die grond te kry en suksesvol te wees:
- Dink aan watter tipe stelsel jy eintlik sal gebruik. Jy kan nuts koop, koop aflewering en die mees omvattende en kleurvolle liasseringstelsel in die wêreld ontwerp, maar as dit nie jou werkstyl pas nie, sal dit 'n mors van opstel tyd en geld wees.
- Skep 'n stelsel vir die bestuur van u papier wat die minste hoeveelheid "aanrakinge" toelaat. Jy wil vermy die bou van hope papier, en handel oor elke stuk verskeie kere. Werk eerder om besluite te neem oor waar 'n stukkie papier die eerste keer moet wees wanneer jy dit raak.
- Stel tyd vir indiening in . Dit is maklik om hierdie taak soos die plaag te vermy, maar dit is nodig en sal jou besigheid help om soveel meer vlot te help. Veral kwitansies en ander items wat op belastingtyd gebruik word, hou hierdie dinge georganiseer, en maak jou belasting soveel makliker.
Elektroniese lêerstelsel
Die digitale wêreld het die behoefte aan papieropberging nie heeltemal uitgeskakel nie, maar dit het inligting baie makliker gemaak. Digitale stelsels kan fakture skep, stuur en bestuur, en dit kan jou tuisondernemingsfinansies dop en dan ingevoer word vir belastingprogramme vir e-liassering. U kan kwitansies skandeer en dit in 'n lêer op u rekenaar stoor (alhoewel u waarskynlik ook die papierweergawe moet hou). Elektroniese stelsels kan u kliënte, kliënte en vooruitsigte in 'n klantverhoudingsbestuurstelsel stoor vir maklike toegang, e-pos, faktuur en meer. Aanlyn-stelsels kan gebruik word om u idees te red, u te help om projekte te bestuur, inligting of navorsing te organiseer.
Maar, soos papierlêerstelsels, moet u digitale liasseringstelsel 'n organisatoriese struktuur hê, met behulp van dopgehou en lêers wat op u rekenaar of in die wolk gestoor word. Vir die maklikste bestuur, gebruik dieselfde struktuur en lêernaam in u digitale stelsel soos u in u papierstelsel gebruik. Om jou digitale lêers te beskerm, maak dit op 'n aparte hardeskyf of na 'n aanlyn stoorstelsel.
'N kombinasie van al die bogenoemde
Die kans is dat jy meer as een stelsel moet gebruik om al die data en materiaal wat jy in jou besigheid moet stoor, te bestuur. Eerstens moet jy besluit wat die beste vir jou werk, en implementeer dit dan. Byvoorbeeld, u kan 'n bindstelsel hê wat u help om die daaglikse bestuur van u besigheid te organiseer, soos u skedule, bemarking en afskrifte van u vorms.
Jou tradisionele stelsel kan al jou langtermynvraestelle hou, soos vorige jare se belasting, permitte en besigheidslisensies, en intellektuele eiendomsregistrasies. U kan 'n digitale stelsel gebruik om u idees, soos Evernote , op te slaan en projekte op te spoor.
Aan die ander kant wil jy dalk so digitaal moontlik wees, met behulp van 'n aanlyn- to-do list en kalender , al die kwitansies in jou rekenaar skandeer, en sagteware of aanlyn dienste gebruik vir al jou ander bestuursbehoeftes. Tog sal jy nog steeds 'n stelsel wil hê om die papier wat gegenereer word, te bestuur. Die sleutel is om die stelsel te vind wat maklik is om by te hou en die inligting te vind wat jy benodig wanneer jy dit nodig het.
Opgedateer September 2016 Leslie Truex