Leer meer oor die sleutelinligting wat in die brondokument gevind word
Hoekom Bron dokumente is belangrik
Die brondokument is noodsaaklik vir die boekhouding en rekeningkundige proses, aangesien dit die bewys is dat 'n finansiële transaksie plaasgevind het.
As 'n maatskappy geouditeer word, word brondokumente as 'n onbetwisbare ouditroete op die rekeningkundige joernale en algemene grootboek terug .
Om 'n brondokument vir 'n besigheid te hou, is net soos om kwitansies vir aftrekbare items vir u persoonlike belasting te hou. As u belasting geoudit word, verskaf dit die bewys dat u daardie aankope gemaak het. Dieselfde geld vir jou besigheid, maar in besigheid hou jy nie net kwitansies vir aftrekbare uitgawes nie. U hou oorspronklike dokumente vir elke finansiële transaksie.
Watter Bron Dokumente Verskaf
'N Brondokument beskryf al die basiese feite van die transaksie, soos die bedrag van die transaksie, aan wie die transaksie gemaak is, die doel van die transaksie en die transaksiedatum.
Hier is 'n paar voorbeelde van algemene brondokumente:
- 'n gekanselleerde tjek
- faktuur
- kontantregister ontvangs
- rekenaargegenereerde kwitansie
- krediet memo vir die terugbetaling van kliënte
- werknemer tyd kaart
- deposito strokie
- bestelling
Hoe om bron dokumente te behandel
Die brondokument moet so gou as moontlik na die transaksie in die toepaslike rekeningkundige joernaal aangeteken word. Na die opname moet alle brondokumente weggegooi word in een of ander stelsel waar hulle verkry kan word indien en wanneer dit benodig word.
In sekere gevalle mag dit selfs belangrik wees om die ketting van toesig te voorsien om te kan bepaal dat die betrokke brondokument in u beheer bly.
Bron Dokumente versus Fotokopieë
In die meeste omstandighede is fotokopieë van brondokumente wettig aanvaarbaar. Die Interne Inkomstediens het byvoorbeeld sedert 1997 kopieë van kwitansies aanvaar, solank dit leesbaar is, bevat al die inligting wat in die oorspronklike voorkom en binne die grense van die skanderingproses daardie inligting in 'n formaat wat identies is aan die oorspronklike.
'N Materiaalkwitansie wat die voorwerpe wat aangekoop is en die betaalde prys gespesifiseer het, maar wat sonder die naam van die verskaffer geskandeer is, sal nie kwalifiseer nie. 'N Dokument wat al die inligting in die oorspronklike kwitansie aangebied het, maar dit ook in Word- of Excel-formaat ingetik is, sal ook nie kwalifiseer nie.
Die IRS-standaard - volledige, leesbare en akkurate reproduksie van die oorspronklike - is dieselfde standaard wat in baie besighede en regeringsagentskappe gebruik word. Ander instellings voeg egter by hierdie algemene vereistes.
Die Universiteit van Washington aanvaar byvoorbeeld slegs as plaasvervangers vir die oorspronklike dokument fotokopieë wat geskandeer word teen 'n minimum digtheid van 300 dots per inch (dpi), en aangebied word in PDF of TIFF formate; Dit aanvaar nie JPEG-fotokopieë nie.
As u van plan is om rekeningkundige of regsdokumente te skandeer om stoorplek te vergemaklik, moet u met die betrokke instansie seker maak dat hulle die dokumente sal aanvaar in die formaat wat u beplan om te gebruik.