Die onderstaande wenke sal u help om u kommunikasievaardighede te verfyn sodat u tyd kan spaar, stres kan verminder en meer produktief kan word deur effektief te kommunikeer in elke interaksie wat u in u klein besigheid het.
Beperk afleidings en luister
Luister is die sleutel tot effektiewe kommunikasie, maar dit is nie altyd maklik nie. Een manier om 'n beter luisteraar te word, is om afleidings te beperk tydens u gesprekke wat dit moeilik maak om te hoor en te absorbeer wat ander sê. Dit kan beteken dat jy jou e-poskliënt sluit, jou telefoongesprek uitskakel of die deur na jou kantoor sluit. Deur hierdie klein dinge te doen, verseker jy dat die persoon met wie jy praat, jou volle aandag het.
Dit is ook belangrik om interne afleidings te beperk, dit is alles in jou gedagtes aan die gang. As jy 'n paar onderwerpe het om aan te pak tydens 'n vergadering of gesprek wat hulle deurdring om al jou idees uit te kry, kan dit aanloklik wees, maar dit veroorsaak verwarring en kan die ander persoon laat voel dat sy of haar insette nie belangrik is nie.
Stadiger en onthou dat kommunikasie 'n tweerigtingstraat is. Stel 'n gee-en-neem wat beide partye in staat stel om hul sê te gee.
Wees Responsief
Een van die ergste dinge wat jy kan doen wanneer 'n konflik ontstaan, of iemand het 'n klagte oor jou besigheid, produkte, dienste, ens., Word geïgnoreer. In die meeste gevalle moet 'n soort reaksie onmiddellik uitgereik word, selfs al is dit net 'n kort verklaring dat u die probleem sal ondersoek.
As jy wag totdat jy al die nodige inligting het voordat jy na die ongelukkige partytjie kan kom, mag dit nie net ongelukkig wees nie, maar nou ook kwaad. Hou die kommunikasielyne oop in alle situasies deur so responsief moontlik te wees en om seker te maak dat die mense wat uitreik na jou voel dat hul probleem vir jou belangrik is.
Vra die regte vrae
Soveel kommunikasie maak staat op die inligting wat jy benodig, en baie keer beteken dit dat jy die regte vrae moet vra. Daar is leidrade oor watter vrae jy moet vra in elke deel van die gesprek wat jy het. Jy moet in staat wees om te luister en nul op die leidrade om uit te vind watter vrae die inligting wat jy benodig, sal ontrafel.
Oorweeg die geval van 'n werknemer wat nie doelwitte bereik het nie en is oor die algemeen ongelukkig by die werk. As jy nie die regte vrae stel nie, kan jy nooit die wortel van die probleem kry nie, wat van enige persoonlike aard kan wees om onderbelas te word.
Maak die meeste van vergaderings
Vergaderings is berug om tydwasters te wees as hulle nie goed beplan en deeglik georganiseer is nie. As jy die organiseerder is, moet jy eers die voorneme doen om elkeen se tyd te respekteer en jou vergadering so doeltreffend moontlik te maak.
Neem dan tyd om 'n agenda op te stel wat fokuspunte skets en stel 'n struktuur vir die vergadering voor.
Hier is 'n paar ander slim ontmoetingswenke wat u sal help om seker te maak dat u vergaderings produktief is:
- Bevestig die vergadering tye in die toepaslike tydsone een tot twee dae voor die vergadering.
- Ken 'n vergadering moderator wat die vergadering bestuur en maak seker dat deelnemers aan die agenda bly.
- Moedig insette en vrae van almal in die vergadering aan.
- Maak aantekeninge, of gee iemand anders aan om aantekeninge te maak om die belangrike besonderhede van die vergadering vas te lê.
Kombineer kommunikasiemetodes
Gesig-tot-aangesig of stem-tot-stem-kommunikasie is ideaal vir die uitskakeling van die tydsuitdagings wat dikwels met e-pos kom. Maar dit kan ook meer vrae en verwarring skep as al die betrokke partye nie op dieselfde bladsy is nie.
Selfs as die meeste van u kommunikasie oor die telefoon of by netwerkgebeurtenisse plaasvind , kan u opsommings-e-posse maak wat uiteensit wat bespreek is, wat die volgende stappe is en wie verantwoordelik is vir wat. Dit kan 'n goeie manier wees om verskillende kommunikasiemetodes te kombineer vir meer effektiewe (en minder verwarrende) vorentoe-bewegende kommunikasie.
Fokus op kliëntediens
Goeie kliëntediens hang af van tweerigtingkommunikasie. Dikwels wanneer konflikte met kliënte ontstaan, kommunikeer die sleutel tot die oplossing om die probleem te ontbloot, en bly voort om te kommunikeer totdat 'n oplossing geïdentifiseer word.
Een manier om langtermyn verhoudings met u kliënte te handhaaf, is deur oop kommunikasie te hou. Dit beteken om te vra vir insette oor hoe dinge gaan en hoe hulle voel oor die produkte en dienste wat jy verskaf. Dit kan bereik word aan die einde van 'n projek, gedurende dag-tot-dag gesprekke, met 'n fokusgroep , of deur formele opnames.
Gebruik die terugvoer wat jy ontvang
As u reeds met u kliënte kommunikeer, sal u waarskynlik gereeld terugvoering kry, selfs as u dit nie deur formele metodes aanvra nie. Dit kan 'n goudmyn wees van nuttige inligting oor hoe jou besigheid, produkte en dienste deur kliënte en potensiële kliënte waargeneem word. Om effektief te wees, moet jy egter hierdie data gebruik om jou prosesse te verander en te verbeter. Skep 'n proses om die terugvoer wat jy ontvang op een plek te versamel, stel dan elke maand of twee tyd opsy om die data te analiseer en 'n plan te skep vir die implementering en dopverbeterings.
Uiteindelik kan effektiewe kommunikasie een van die belangrikste vaardighede wees wat u in u besigheid gebruik. As jou kommunikasievaardighede fynstellings kan gebruik, neem tyd om te analiseer hoe jy kommunikeer, en die resultate van jou kommunikasie. Dan fokus op maniere om dit mettertyd te verbeter. Jy mag verbaas wees hoeveel dit jou verhoudings met personeel, kliënte en kollegas vir die beter verander.