Lesse geleer in die beplanning en uitvoering van Y-ME se Moedersdag
Spesiale geleentheidsbeplanners - veral dié in die niewinswêreld - weet dat die organisering van 'n buitelug fondsinsameling geleentheid 'n goeie idee is. Hierdie soort gebeure, soos ander gemeenskapsfondsinsamelingsidees, vereis dat beplanning vir volgende jaar se gebeurtenis onmiddellik begin ná die jaar se fondsinsameling . Dit is belangrik om die gebeurtenis te debrief en bespreek wat goed gegaan het en wat verbeter kan word terwyl die geleentheid nog vars in die span se gedagtes is.
Om die suksesse en verbeteringe te bespreek, verseker dat daardie funksies ingesluit of verbeter kan word vir volgende jaar se gebeurtenis. Sulke proaktiewe beplanning voeg ook waarde vir die borge by. En onvermydelik hoop alle suksesvolle gemeenskapswandelings om van jaar tot jaar te groei en uit te brei.
Dit is belangrik om gefokus te bly op die primêre doelwit om sulke gebeurtenisse te hou: fondsinsameling. Vir die gebeurtenisbeplanners wat voorheen 'n gemeenskapswandel gehou het, gebeur een van die belangrikste beplanningstye eintlik nadat die loop eindig. Om te leer oor die vele aspekte van die beplanning en uitvoering van 'n gemeenskapsfondsinsamelingstrook, gaan ons agter die skerms kyk na die Mother's Day Event wat deur Chicago se Y-ME-borskanker-organisasie aangebied word.
Die Y-ME Moedersdag Borskanker Fondsinsameling Walk
Y-ME is in 1979 gestig deur twee borskankeroorlewendes. Die nie-winsgewende was die bekendste vir sy veeltalige Nasionale Borskanker-Hotline-program vir pasiënte met borskanker.
Die program het bekend geword as die land se enigste 24-uur tolvrye hotline, wat heeltemal beman word deur borskankeroorlewendes wat opgeleide portuurberaders is. Maar die organisasie het ook 'n jaarlikse fondsinsameling op Moedersdag georganiseer, wat hul programme en dienste ondersteun het. Terug In 2007 het Y-ME meer as $ 7 miljoen ingesamel met byna 43 000 wandelaars uit 12 stede.
Teen 2008 het 15 stede deelgeneem. Ongelukkig het Y-ME sy deure gesluit in 2012, maar die nalatenskap van sy jaarlikse fondsinsameling bly 'n groot gevallestudie vir nie-winsgewende gebeurtenisbeplanners.
Baie van Y-ME se fondsinsamelingsukses kan toegeskryf word aan 'n georganiseerde benadering tot beplanning en die eerste oogmerke van die belangrikste doelwitte. Liz Klug, die organisasie se voormalige direkteur van spesiale geleenthede, het dit ná hul rekordjaar in 2007 gesê: "Ons het 'n plan vir verskeie punte in die tyd tydens die beplanningsproses. Dus, ons sal stappe doen om die mees kritieke punte betyds te bevorder om seker te maak ons is suksesvol. Byvoorbeeld, in 'n stad waar ons vir die eerste keer 'n gebeurtenis kan aanbied, moet ons daarop fokus om seker te maak ons het 'n goeie plek en plek waar mense terug wil kom. Onder die pad kan ons fokus op watter koffiewinkels ons brosjures sal laat vaar. "Kom ons kyk hoe Klug en die Y-ME-gebeurtenisbeplanningspan so 'n suksesvolle geleentheid georganiseer het.
Beplan Stap 1: Ontleed die Getalle
Om 'n gemeenskapswandel of soortgelyke gebeurtenis te bied, vereis dat verskillende verskillende samestellende doelwitte bymekaar gebring word, maar uiteindelik doen die vereniging of liefdadigheidsorganisasie die geleentheid om geld in te samel vir hul oorsaak.
Daarom gebeur die eerste stap in die beplanning van die volgende gebeurtenis wanneer die huidige gebeurtenis eindig, en die meeste van daardie werk omring die "nommers."
"Ons het noukeurig na die nommers gekyk nadat die gebeurtenis afgehandel is," verduidelik Liz Klug. "Ons het vergelyk hoe ons hierdie jaar teenoor die vorige [jaar] gedoen het. Ons het gekyk na die deelnemer se ervaring. Ons het ons kategorieë van borgskap geëvalueer. Ons het gereageer op enige onmiddellike e-pos oor die gebeure. "Gebeurtenisbeplanners sal ook onmiddellik stappe doen om te verseker dat almal wat betrokke is by die jaar se byeenkoms volgende jaar sal voortgaan.
Klug het ook in die besonderhede gegrawe. In haar evaluering het sy gekyk na alles van die aantal vrywilligers wat aan die volume van t-hemde deelgeneem het. Sy sal dan vra of sy vir die volgende jaar min of meer nodig het.
Beplan tydlyn
Vir diegene wat 'n gemeenskapsinsamelingswandel organiseer, is dit belangrik om te weet watter stappe op verskillende tye hanteer moet word.
Die meeste nie-winsgewende organisasies het nie die luukse van baie personeellede en vrywillige komiteelede om die sukses van die geleentheid te bestuur nie. Maar beplanners erken dat hulle moet seker maak hulle werk nou saam met 'n stad se burgemeesterskantoor en departement van openbare werke om die geleentheid op die openbare kalender te kry.
Klug stel voor dat die eerste stap na die ontleding van verlede jaar se syfers wees om te fokus op korporatiewe werwing. As die geleentheid nie 'n nuwe program is nie, is dit belangrik om die korporatiewe ondersteuning vir volgende jaar se gebeurtenis onmiddellik na afloop van die jaar se byeenkoms te verkry. "Ons het gefokus op die vernuwing van borgskappe toe ons die gebeurtenisverspreidingsverslag afgelewer het," sê Klug. Sy bied ook die volgende hoogtepunte aan vir beplanners wat belangstel om 'n gemeenskapswandel as 'n fondsinsameling te organiseer:
- Identifiseer korporatiewe borge
- Ontwikkel loopspanprogramme
- Bepaal gebeurtenisaktiwiteite
- Begin met werwing
- Finaliseer gebeurtenis logistiek
- Hou die geleentheid
- Hou 'n "dankie" gebeurtenis
- Evalueer en begin die daaropvolgende gebeurtenis
Y-ME sal ook 'n buitelandse logistieke firma huur om baie van sy logistieke vereistes te hanteer. Maar een van die nuttigste was die implementering van 'n aanlyn registrasiestelsel.
Aanlyn Registrasie Stelsel Sukses
Y-ME het vinnig geleer oor die belangrikheid van die gebruik van die web vir aanlynregistrasie en het sedertdien sterk voorgestel vir die gebruik van die tegnologie vir aanlynregistrasie en fondsinsameling.
Hulle het belê in 'n aanlynkomponente-verhoudingbestuurstelsel om as hul 2003-renwebwerf te dien. Hierdie tipe stelsel dien as 'n persoonlike webwerf vir vrywilligers om persoonlike aansprake te maak vir donasies en ander betrokkenheid. Dit vang inligting in 'n enkele databasis en dien as 'n hulpmiddel vir stap-kapteins om hul lede aan te moedig.
Aanlyndeelnemers het vanaf 4 000 tot 11 594 toegeneem. Aanlyn donasies het toegeneem van 5,000 tot 19,650. Die Y-ME-span het geglo dat dit bygedra het tot die bereiking van 'n $ 2,35 miljoen-doel, en as 'n bonus het die tegnologie administratiewe koste met sowat $ 20,000 verminder.
So 'n stelsel kan ook dien as 'n belangrike kommunikasie instrument wat 'n organisasie toelaat om op te volg en voort te gaan om bestanddele te betrek wat buite die rasdag self val.
Wedloopdag Tydlyn
Gemeenskapswandelings word die oggend gereeld geskeduleer. Afhangende van die kompleksiteit van tekens en ligging, kan die opstel vir die geleentheid gewoonlik so vroeg as 'n week voor die gebeurtenis begin, met die meeste aktiwiteite wat 'n paar dae voor die stap plaasvind.
Wanneer Y-ME beplan vir hul jaarlikse fondsinsamelingsgeleentheid, sal die span tipies probeer om die gebied te beperk waar hulle die wandel gehou het, sodat dit nie 'n aansienlike hoeveelheid hulpbronne benodig om sekere operasionele take soos staking van strate uit te voer nie. Hulle loop was oor die algemeen nie mededingend nie, so dit help ook dat hulle nie die vereistes vir 'n meer mededingende renomgewing hoef te oorweeg nie.
Die skedule vir wedloopdag self het gewoonlik soos volg gevloei:
- Event Planning Team arriveer (2,5 uur voor loop)
- Vrywilliger Check-In (2 uur voor loop)
- Borg Check-in en Setup (2 uur voor loop)
- Registrasie begin (1.5 uur voor stap)
- Beginlyninstelling (30 minute voor loop)
- Opening Plegtighede (10 minute voor loop)
- Wedloop begin
- Main Stage Entertainment begin (1 uur na die stap begin)
- Amptelike hoofstadia-opmerkings (na afloop van die loopbaan, met 'n punt van 1,5 uur)
- Program eindig amptelik (3 uur na stap begin)
- Gebeurtenisonderbreking Begin (na die amptelike einde van die byeenkoms)
Wenke vir die beplanning van 'n gemeenskapswandel of -loop
Vir die organisasies wat belangstel om 'n gemeenskapswandel te hou of hardloop vir die eerste keer, bied Klug verskeie voorstelle wat help om 'n suksesvolle gebeurtenis te verseker .
- Begin met warm lei, insluitend goed verbind vrywilligers, borge of groot span. Definieer meetbare uitkomste.
- Evalueer mededinger gebeure in jou stad / plek om hul beste praktyke en areas vir verbetering te identifiseer.
- Werk saam met die burgemeesterskantoor en parkdistrikte om vereiste permitte en jou gebeurtenislogistiek te bespreek: tyd, plek, aantal deelnemers. Maak seker dat jy voorbereid is vir daardie vergaderings.
- Verstaan jou begroting en maak seker dat jy jou bedryfskoste tot 25-30% vir 'n nuwe gebeurtenis hou. Sommige liefdadigheid sal streef na 15-20% van die totale uitgawes.
- Veilige borgers om 100% van die bedryfskoste van u gebeurtenis te absorbeer.