Versamelingsbriewe moet twee dinge doen: behou die kliënt goeie wil en help om betaal te word. Jy weet 'n brief werk wanneer jy 'n bondel briewe uitstuur en jou foon lui uit die haak of betalings begin met die aankoms in die pos.
As u 'n bondel briewe stuur en daar geen antwoord is nie, is dit tyd vir nuwe versamelingsbriewe.
Om die beste praktyke van die skepping van briewe te verstaan, is 'n voorbeeldversamelingbrief hieronder beskikbaar.
'N Voorbeeld van wanneer 'n versamelingsbrief gebruik moet word
Verkope was nog nie wat hulle verlede jaar was nie. Frank het sy kop geskud terwyl hy oor die beëindigde proefbalans druk gedruk het. Hy het geweet hy het 'n ongemaklike werk gekry wat nou noodsaaklik was as hy in besigheid wou bly.
Met die versameling briewe wat geskryf is deur 'n kenner wat hom gelei het, het hy net geweet wat om te doen. "Stuur vroeër eerder as later," het die deskundige beveel. Frank het sy stapel verbygaande fakture geneem en begin met die invoer van kliëntinligting in die versamelbriefsjablone. Soos Frank sy weg deur die stapel gewerk het, het sy vertroue gegroei met die gedagte om hierdie geld wat aan hom verskuldig was, te betaal.
Voorbeeld-insamelingsbrief
8 Januarie 2018 Franks Loodgieterswerk Rekening # of Faktuur #: 123 Saldo verskuldig of Verlede Saldo: $ 100.00 Beste Jim, Dit is 'n herinnering dat u rekeningbalans van $ 100.00 op 28 November 2008 agterstallig was. Betaal asseblief hierdie bedrag vandag, ek het vir u gerief 'n gestempelde betaalomslag ingesluit. Dankie vir jou betaling. Die uwe, Frank Smith Franks Loodgieterswerk |
Inligtingsbriefwenke
Soos u kan sien uit die voorbeeld-versamelingsbrief hierbo, is die mees effektiewe versamelingsbriewe kort, op die punt en maklik om te lees. Probeer om lang en verwarrende woorde en sinne te vermy. Die meer direkte brief lei tot minder misverstande. Jou versamelingsbrief moet:
- Vertel die rede vir jou brief in die eerste sin
- Verduidelik meer oor die eerste sin in u tweede sin
- Stel 'n oplossing voor
- Dankie aan die ontvanger
Jou versamelbrief is 'n weerspieëling van jou besigheid, so hou dit professioneel en maak seker dat jy elke brief persoonlik teken. Onthou, jou brief is om iemand te oorreed om jou geld te stuur. Jou bewoording en toon is krities, veral as dit 'n kliënt is wat jy wil voortgaan om sake te doen. Veronderstel altyd dat die kliënt sal betaal.
Om 'n koevert vir betaling in te sluit, is ook 'n goeie idee. As jy posgeld op die betaling koevert kan insluit, is dit beter. Hoe makliker jy dit vir die kliënt maak om die betaling te maak, hoe beter is jou kanse om betaal te word.
Michelle Dunn help maatskappye wat kliënte wil hê wat betyds of vroeg betaal. Sy werk saam met maatskappye wat sukkel met kliënte wat laat betaal of nie betaal nie. Michelle het meer as 21 jaar ondervinding in krediet-en skuldinvordering. Hy is die skrywer van "Word the Pukwheel, 'n krediet-en-versamelingsgids vir almal" en baie ander boeke en beskik oor 'n diepte van kennis en 'n volledige gereedskapstel van produkte en dienste wat kan 'n groot verskil vir jou maatskappy maak.
Geredigeer deur Alyssa Gregory