Vergeet nie hierdie waardevolle instrument vir gebeurtenis sukses nie
Of jy nou net begin met die beplanning van besigheid of 'n ervare gebeurtenis beplanner, is die kans dat jy bekend is met 'n gebeurtenis beplanning kontrolelys of ten minste gehoor het dit verwys tydens 'n gebeurtenis beplanning kursus of industrie byeenkoms. Daar is 'n rede hiervoor. 'N Gebeurtenis vir die beplanning van gebeurtenisse is 'n beplanner se beste vriend, 'n waardevolle hulpmiddel om jou gebeure suksesvol te bestuur.
Let wel: 'n Kontrolelys vir die beplanning van gebeurtenisse staan ook bekend as 'n terugwerkskedule of 'n kritiese pad.
Gebeurtenisbeplanning gaan alles oor die beplanning. Selfs die mees kreatiewe gebeurtenis idee sal flop as dit nie goed beplan en uitgevoer word. Hier is waar 'n gebeurtenis kontrolelys inkom. Dit is u gids om georganiseer te bly en op of voor - van skedule wanneer u die talle verantwoordelikhede en verskeidenheid besig hou om 'n suksesvolle gebeurtenis te beplan. En dit is veral handig wanneer verskeie gebeurtenisse bestuur word. Om 'n klein taak te vergeet of op een sperdatum agter te laat, kan 'n domino-effek veroorsaak: ander oënskynlik onverwante aspekte van jou gebeurtenis kan van een kant af inmekaar val.
Moenie dus staatmaak op jou geheue, kleefnote of krabbels op jou pad om jou gebeurtenis beplanningsbesigheid glad te laat werk nie. Hier is 'n effektiewe gebeurtenis beplanning kontrolelys saam en dit sal binnekort jou nuwe beste vriend word.
Voor jy begin
Om te begin, spoel tyd uit jou skedule om te fokus op die gebeurtenis wat jy beplan.
Volgende, maak jou verstand skoon. Ernstig. Geen blink aan die telefoon of 'n e-pos beantwoord nie. U moet hierdie gebeurtenis van begin tot einde sonder onderbreking of afleiding sien, sodat u al die take wat voltooi moet word, effektief moet beplan.
Maak reg
Dink aan die gebeurtenis wat jy beplan en skryf al die besonderhede wat bevestig is: kliënt naam en kontakbesonderhede, datum van die gebeurtenis, ligging, aantal deelnemers, ens.
Neem 'n kalender uit en merk die gebeurtenis datum in hierdie kalender in vetletters. Versamel enige ander relevante materiaal - foto's van die lokaal, lys van spyseniers om kontak te maak - dit is deel van hierdie geleentheid.
Gaan agteruit
Die manier waarop jy 'n tjeklys vir die beplanning van gebeurtenisse begin skryf, is om agteruit te werk .
Gaste ervaar 'n gebeurtenis as 'n eendag- of meerdaagse byeenkoms met alles wat dadelik gebeur. Soos 'n lewendige vertoning wat op die verhoog verskyn en pragtig uitgevoer word. Gebeurtenis beplanners sien gebeurtenisse as 'n reeks kleiner gebeure wat bymekaar pas soos stukke van 'n legkaart om uit te eindig in die finale gebeurtenis. Dus, as beplanners, begin ons aan die begin. Dit is 'n paar weke of maande voordat 'n werklike gebeurtenis plaasvind.
Begin by die begin
Wanneer jy besluit om te begin met die skryf van jou gebeurtenisbeplanningskontrolelys, dink aan om 'n stewige fondament vir jou gebeurtenis te lê. Voordat jy kleurskemas kies en blomme bestel, moet jy die basiese beginsels aanpak. Van die ondertekening van kontrakte om 'n blok kamers te onderhandel, moet alles op jou kontrolelys geskryf word, maak nie saak hoe groot of klein dit is nie. Die sleutel is om eers te sorg vir enige take wat vooraf afgehandel kan word om meer tyd in u skedule te gee vir daardie items wat na aan die gebeurtenisdatum kom.
Enkele voorbeelde van items wat op u gebeurtenisbeplanner se kontrolelys ingesluit moet word:
- Teken kontrakte (met kliënt, plek, verkopers, ens.).
- Bevestig datum en tyd by die lokaal
- Huur vermaak (band, spreker, ens.)
- Veilige hotelblok
- Mail uitnodigings
- Kies kieslys
- Huur wagpersoneel
- Bevestig aantal gaste
- Loop deur van die werf
- Bevestig kamer opstel
Laat ekstra tyd toe
Voeg elke ekstra item by elke item op u gebeurtenis kontrolelys. As die datum om die uitnodigings daadwerklik te pos, 15 Maart is, plaas 'n item op u lys om die uitnodigings gereed te hê om 08 Maart, een week voor, aan te stuur. Dit gee jou 'n bietjie ekstra tyd as iets misloop met die uitnodigings of as jy agter die skedule vir 'n ander rede is.
Sluit onthounotas op jou kontrolelys in
Dit is nie genoeg om 'teken kontrak met spysenier' op jou kontrolelys te skryf nie en maak dan die boks af wanneer dit voltooi word.
U moet seker maak dat die spysenier 'n afskrif van die kontrak ontvang het en ook 'n getekende afskrif aan u teruggestuur het. Dus vir elke groot item wat jy by jou kontrolelys voeg, sluit 'n herinnering in. Byvoorbeeld, "Opvolg met spysenier re: kontrak." Voeg nog 'n, later herinnering wat lees "Ontvang getekende kontrak van spysenier". Dit is nie ongewoon om 'n taak aan te pak en dit te oorweeg as dit regtig net aan jou kant voltooi is nie.