Benewens basiese kantoorfunksies is die administratiewe assistent en uitvoerende sekretaresse ook verantwoordelik vir die skryf van of die voorbereiding van vergaderings, organisering en skedulering van vergaderings, inkomende boodskappe om hul betekenis te bepaal, die voorbereiding van agenda's vir direksievergaderings, reisreëlings, samestelling van vergaderings, uitvoering van vergaderings navorsing, korrespondensie op te stel, en toesighouding en opleiding van junior vlak kantoorpersoneel.
Hierdie rolle mag verskillende vlakke van ondervinding benodig en enige van hierdie soortgelyke werktitels hê:
- Inskrywings Administratiewe Assistent
- Administratiewe assistent
- Senior Administratiewe Assistent
- Uitvoerende Sekretaris
- Senior Uitvoerende Sekretaris
- Kantoorbestuurder
- Senior Kantoorbestuurder
Nota: Regs en mediese assistent posisies is baie anders en vereis spesiale opleiding wat gevra word in die beroep waarin hulle werk.
Verskille tussen administratiewe assistente en uitvoerende sekretarisse
Die rolle van uitvoerende sekretaresses en administratiewe assistente het aansienlike oorvleueling, en die verskille in die rolle kan per organisasie verskil. In sommige gevalle fokus die uitvoerende sekretaris op meer administratiewe pligte vir 'n bestuurder of bestuurders, soos vergaderingskedulering, reisbeplanning, hantering van geskrewe kommunikasie en selfs boekhouding. 'N Administratiewe assistent kan op meer sakebedrywighede fokus en meer van 'n leierskaprol in sommige vermoëns inneem, agendas vir vergaderings of konferensies skep, begrotings bestuur en hantering van verkoperfakture.
Administratiewe assistente kan vereis word om meer gespesialiseerde onderwys te hê, in sommige gevalle waar die bestuur van sakebedrywighede krities is.
Kernbaangeleenthede
Beide uitvoerende sekretaresses en administratiewe assistente het 'n kern stel werksvaardighede wat noodsaaklik is in enige rol. Dit sluit in uitsonderlike organisatoriese vaardighede, uitstekende skriftelike en mondelinge kommunikasievermoëns, asook 'n sterk aandag aan detail en professionaliteit.
Hulle moet tegniese vaardighede besit met kantoorautomatiseringsgereedskap, insluitende sagteware-noodsaaklikhede soos Microsoft Word, Excel en PowerPoint, sowel as boekhoudgereedskap soos QuickBooks .
Administratiewe Assistent of Uitvoerende Sekretaris in 'n Klein Kantoor
In 'n klein kantoor word die verantwoordelikhede van 'n administratiewe assistent of uitvoerende sekretaris gewoonlik deur 'n verskeidenheid kantoorpersoneel uitgevoer. Sommige werk kan eintlik deur die uitvoerende beamptes van die maatskappy self gedoen word, en die administratiewe assistent of uitvoerende sekretaresse kan 'n groter verskeidenheid verantwoordelikhede insluit soos nodig in die kleiner organisasie.
Administratiewe Assistent of Uitvoerende Sekretaris in 'n Medium Kantoor
Namate die grootte van 'n maatskappy toeneem, verhoog die behoefte aan 'n persoon wat hoogs georganiseerd is en 'n wye verskeidenheid take kan verrig. Dit geld veral vir bestuurders wat maatskappye bestuur wat hoë vlakke van vertroulikheid en integriteit vereis vir die besigheid wat uitgevoer word.
Administratiewe Assistent of Uitvoerende Sekretaris in 'n Groot Kantoor
Dit is algemeen dat 'n groot kantoor verskeie administratiewe assistente en / of uitvoerende sekretarisse het. By hierdie grootte van die maatskappy is dit gewoonlik nodig om 'n kantoorbestuurder te hê wat die personeel wat die bestuurders van die maatskappy dien, koördineer.
In sommige gevalle sal 'n administratiewe assistent die uitvoerende beampte vergesel oor lang sakereise om te help met afsprake, skedulering en ander belangrike organisatoriese take.