Wat is Kleinkas?
Kleinkas beskryf klein transaksies van 'n onderneming.
Die term "klein" word gebruik omdat dit klein (petite) bedrae kontant of kontantagtige transaksies is. "Klein" is nie meer so klein nie, so dink aan dit as klein hoeveelhede wat jy dalk nie oor dop kan dink nie. In hierdie artikel gebruik ons die term "kleinkas" om 'n verskeidenheid kleinhandeltransaksies in te sluit.
Byvoorbeeld:
- Koffie koop vir die kantoor koffiemaker
- Betaal tol of parkeermeter
- Behandeling van werknemers aan pizza om 'n prestasie te vier
- Koop 'n klein geskenk op pad na 'n besigheids vergadering.
Hoekom is Kleinkas belangrik?
Kleinkas transaksies optel. As jy nie die klein aankope dokumenteer en opspoor nie, kan dit baie onnodige sakekoste beteken, soos om hulle weg te gooi.
Kom ons kyk na 'n paar voorbeelde:
- As jy Keurigbolletjies vir jou kantoorkoffie gebruik, selfs as jy goedkoop en in grootmaat koop, kos dit sowat 26 sent 'n koppie. Vir 'n gemiddelde koffie drink werknemer, dit is twee koppies 'n dag tye ongeveer 200 dae per jaar, dit is meer as $ 100 vir daardie een werknemer. Vermenigvuldig dit deur die aantal werknemers en jy het 'n groot hoeveelheid geld.
- Pizza vir 10 mense kos $ 50. As jy dit een keer per maand doen, is dit $ 600 per jaar. Om nie rekord te hou nie beteken $ 600 in verlore uitgawes.
Hoe moet kleinkas transaksies aangeteken word?
Jy kan op strokies of 'n lysinskrywing opneem, wat ookal makliker is. Die belangrike ding om te onthou is dat elke transaksie aangeteken moet word en moet die volgende insluit:
- Datum van die transaksie
- Bedrag van die transaksie
- Algemene beskrywing van die transaksie ("donuts vir 'n kantoorvergadering, byvoorbeeld)
U hoef nie die rekeningnommer op te neem ten tye van die transaksie nie.
Wanneer jy kleinkas aanvul, groet transaksies volgens rekeningnommer en voer dit in jou boekhoudingprogram in.
Kan ek aanlyn transaksies aanlyn doen?
Slim sake-eienaars deesdae betaal vir besigheidstransaksies met besigheidskredietkaarte of debietkaarte en -programme. Jy kan parkering met 'n program dop, en jy kan 'n outomatiese tolbetalingsstelsel gebruik om die tyd wat in die "kontant alleen" -roete by tolpaaie spandeer word, uit te skakel. Uiteraard betaal u met u besigheidsdeposito of kredietkaart maklike klein uitgawes. Net seker wees om die besigheidsdoeleindes op die kwitansie aan te teken.
Wat as my besigheid nog 'n kassie het?
Baie besighede het 'n kleinkasfonds in die kantoor, veral kleinhandelondernemings wat kliënte het wat kontant betaal. Die kassie word gebruik vir verandering, en in sommige gevalle vir klein besigheidstransaksies. Gewoonlik begin die boks met 'n balans in kontant, in geskikte denominasies. Dan, wanneer die kassie laag word, word dit aangevul.
As kassa fondse gebruik word vir klein aankope, hou 'n log in die kassie sodat hierdie aankope aangeteken kan word.
Hoe maak ek seker dat alle kleinkastransaksies aangeteken word?
Dit is jou verantwoordelikheid as 'n sake-eienaar om beleid op te stel vir die gebruik van kleinkas, om kleinkas transaksies te monitor en om seker te maak dat werknemers kleinkas verantwoordelik gebruik. Sommige moontlikhede:
- Gee betroubare werknemers 'n besigheidsdebietkaart en vereis dat hulle besonderhede oor besigheidsdoeleindes vir al hul debietaankope inskakel.
- Vereis werknemers wat hul eie motors vir besigheid gebruik om 'n tolspoor te hê. Jy kan dit verskaf en die besonderhede kry. Jy sal die werknemer nodig hê om besigheidsdoeleindes te verifieer.
- As werknemers slimfone vir besigheidsgebruik het, vereis hulle dat hulle programme insluit om kwitansies per foto op te vang of dit na jou boekhoudingsdepartement te stuur.
Die onderste reël op kleinkas:
Die opstel en byhou van kleinkas moet deel wees van die algehele rekordhoudingstelsel vir u maatskappy.
Onthou, as jy dit nie opteken nie, kan jy dit nie as 'n besigheidskoste aftrek nie. Maak seker dat jy al die kleinkastransaksies benut, sodat jy meer wettige besigheidskoste kan eis en jou besigheidsbelasting kan verlaag.