Hoekom neem 'n vergadering van die vergadering van die korporatiewe vergadering?
Daar is eintlik verskeie redes vir die neem en opteken van notules van u korporatiewe vergaderings.
Die eerste en belangrikste rede om vergaderings te neem is om 'n rekord te hê van wat jy besluit het. Ek het in direksievergaderings gesit waar niemand 'n paar maande gelede 'n besluit van die direksie kon onthou nie. Om iets skriftelik vir jou besigheid te hê,
Die tweede rede vir korporatiewe direksie notules is vir fidusiêre en aanspreeklikheidsdoeleindes. Raadslede is in 'n posisie van vertroue. Hulle besluite neem oor geld wat deur korporatiewe aandeelhouers belê word, en hulle moet bewys kan lewer dat hulle verstandig opgetree het, in die beste belang van die korporasie, en sonder belange . Met raadvergaderings minute help die raad bewys dat hulle in goeie trou opgetree het en persoonlike aanspreeklikheid vir hul optrede vermy.
Die derde rede is vir belastingdoeleindes. 'N Korporasie is 'n afsonderlike entiteit van die individuele aandeelhouers. Om seker te maak dat jy die skeiding hou, gee raadvergaderings minute 'n rekord.
Sonder hulle kan die IRS of staatsagentskappe die belastingstatus van die besigheid negeer. 'N Korporasie wat dit nie laat sien nie, handel as 'n entiteit wat afsonderlik van die eienaars is, kan 'n moeilike belastingsituasie skep.
Daar is 'n balans vir besighede om te streef om tussen seker te maak dat raadslede hul pligte en beskerming doen, teen lang, doellose direksievergaderings wat lede se tyd mors.
Ons sal die balans in hierdie artikel aanspreek.
Noudat ons die redes bespreek het om direksievergadering minute te neem, is hier 'n paar foute wat besighede maak, en 'n paar gedagtes oor hoe om hulle reg te stel.
Nie 'n agenda skep en versprei voor die vergadering nie
Nog 'n groot fout wat deur korporasies in hul direksievergaderings gemaak word, stel nie 'n agenda voor die vergadering nie en nie die agenda en relevante dokumente voor die vergadering uit nie. Die agenda moet spesifieke hoeveelhede tyd insluit vir elke item op die agenda. Om 'n spesifieke agenda te hê, maak nie net die vergadering meer glad nie, maar dit laat die raad (en enigiemand wat later die notule lees) die relatiewe belangrikheid van elke item op die agenda ken.
Dit beteken nie iets kan nie op die agenda kom as dit belangrik en dringend is nie, maar items kan by wyse van stemming by die agenda bygevoeg word. En baie dringend moet deur die bestuurders, nie die direksie, hanteer word nie.
Ontbrekende belangrike gedeeltes van die vergadering van die direksie
Die templaat vir direksievergaderings moet insluit:
- Die datum, tyd en plek van die vergadering
- Begin en einde tyd, en tye toegeken aan spesifieke items op die agenda
- Watter tipe direksievergadering - gereeld, spesiaal of jaarliks (alle state vereis dat korporasies 'n jaarlikse vergadering moet hê)
- Wie was teenwoordig en het direkteure, gaste en personeellede opgemerk, en watter raadslede was nie teenwoordig nie. Die name van iemand wat laat kom of vroeg vertrek, moet opgemerk word.
- Spesifiseer of 'n kworum teenwoordig is. 'N Kworum word gewoonlik deur die korporatiewe verordeninge vereis vir enige stemming wat geneem moet word. Die kworumvereiste is gewoonlik meer as die helfte van die lede. (Vir 'n raad van nege lede, byvoorbeeld, moet vyf lede teenwoordig wees vir 'n kworum).
- Indien aanbiedings deur komitees of ander gegee word, sluit die name en titels van aanbieders in.
Vergadering minute te spesifiek
Waarskynlik die grootste foutborde maak is om gedetailleerde inligting oor besprekings (soms argumente) en prosesse te vereis. Die vergaderings moet die resultate van besluite weerspieël, nie wie het gesê wat in die bespreking nie. Kom ons sê jou direksie stem oor 'n mosie om 'n nuwe produkreeks te verkoop.
Die vergadering minute moet sê: "Beweging om 'n nuwe speserye by te voeg. Beweging gesekondeer en goedgekeur, met so-en-so-afwykende." As die groep 'n bespreking gehad het, moet u die lengte van die bespreking opsom en dit opsom, maar u hoef nie breedvoerig oor die bespreking te gaan nie.
Notules wat nie spesifiek genoeg is nie
Aan die ander kant van die spektrum is enkele minute nie spesifiek genoeg om inligting te verskaf en die lede uit die moeilikheid te hou nie. As die besluit nie eenparig was nie, 'n rekord van watter raadslede verskil, wat onthou het (en let op of die onthouding weens 'n potensiële botsing van belange was).
Terwyl jy nie die blow-by-blaas van elke bespreking moet opteken nie, of wie het gesê wat. Maar daar moet genoeg inligting in die notule wees om die gees van die bespreking te weerspieël.
Raadvergaderings te lank
Niemand hou van lang vergaderings nie, maar daar is 'n paar maniere om die vergadering en die notule te verkort. U kan raadvergaderingstyd bespaar deur 'n toestemmingsagenda te skep. Hierdie agenda is basies 'n lys van kwessies wat vinnig bespreek kan word sonder bespreking. Die lys kan minute insluit vanaf die vorige vergadering, finansiële state en verslae van komitees of die hoof uitvoerende beampte.
Die toestemmingsagenda, en die verslae en ander inligting, moet voor die vergadering versprei word sodat lede die geleentheid het om dit te lees. Dan is die toestemmingsagenda by die vergadering deel van die proses van die vergadering. Enige raadslid kan 'n vraag of besorgdheid oor die toestemmingsagenda stel, maar as daar geen probleme is nie, kan die hele toestemmingsagenda op een slag gestem word.
Die verkeerde tipe besluite
'N Korporatiewe direksie neem besluite oor algehele beleid. Die daaglikse besluite word gemaak deur die uitvoerende gesag van die korporasie gebaseer op daardie beleid. Stellings oorreed soms en probeer besluite neem wat die beste aan die bestuur oorgelaat word.
Nie die notule goedkeur nie
Dit is aanloklik om die notule te vergemaklik in die drukte van die direksievergaderings. Maar dit is belangrik om seker te maak dat die notules die letter en gees van die vergadering korrek weerspieël. Notule word beskou as "konsep" tot goedgekeur.
Nie Rekord Van Vergadering Notules
Na al die moeilikheid wat jy gaan om goeie notules vir jou korporasie te hou, moenie vergeet om jou korporatiewe vergadering minute iewers veilig en toeganklik te hou nie. Stel 'n proses op vir die hou van notules in 'n korporatiewe rekordboek of 'in die wolk' in 'n wagwoordbeskermde lêer.
Vergeet om die rol van die Korporatiewe Sekretaris te erken
Die meeste van die pligte met betrekking tot korporatiewe notules val onder die domein van die korporasie se sekretaresse. Om 'n goeie korporatiewe sekretaris te wees, is 'n kuns, en hierdie individue word dikwels nie genoeg erken nie. Sê "dankie" aan hierdie persoon gereeld.
Nie 'n prokureur ingesluit as 'n adviseur vir u direksie nie
Die inligting in hierdie artikel is nie bedoel om belasting- of regsadvies te wees nie, en die outeur is nie 'n prokureur nie. Of u korporasie privaat of publiek is (met openbare aandele), moet u 'n prokureur hê wat u adviseer oor hoe om korporatiewe notules te neem en om belangrike byeenkomste by te woon om seker te maak dat u en u direksie beskerm word.