Wees buigsaam
Moenie jouself in spesifieke datums sluit nie. Wees bereid om aankomste en / of afwykings na laer besettingsdae of tydperke te beweeg om 'n beter koers te lewer.
Doen jou navorsing
As 'n ander groot gebeurtenis tydens u datums plaasvind, sal kamerinligting waarskynlik laag wees en pryse teen 'n premie wees.
Dink vooruit
Begin kontrakgesprekke so ver van vooraf as moontlik. Dit is 'n beplanner se mark (vir nou) en hotelle is gretig om in toekomstige sake te sluit. Maar hou die hotelvoorspellings noukeurig in die gaten. Aangesien besigheidsvlakke stabiliseer en klim, sal kamer pryse. Maak ook seker dat u die buigsaamheid het om langtermynkontrakte aan te pas om rekening te hou met nuwe bywoning / besprekingstendense.
Of leef in die oomblik
Korttermynbesprekings kan ook aansienlike besparings oplewer. In hierdie ekonomie bied sommige hotelle afslag aan beplanners wat bereid is om gebeure binne 'n strawwe tyd te hou.
Maak dit maklik
Wees duidelik oor jou waarde en wat jy wil hê in ruil daarvoor. Verskaf 'n gedetailleerde RFP (Versoek vir Voorstel) met verwysing na wat jy benodig (akkommodasie, vergaderruimte en prysklas), wat jy wil (toegewings) en wat jou tydlyn is vir 'n antwoord.
Laat hulle weet wie jy is
Moenie hotelle ken nie. Verskaf besonderhede oor jou maatskappy en jou deelnemers om te wys hoekom jy (en hulle) die moeite werd is, veral die kamer en uitgawes van vorige jare.
Konsekwentietelling
Was jare lank 'n lojale kliënt? Moenie bang wees om hotelle oor jou huidige (en toekomstige) toewyding te herinner nie.
Maar moenie dat toewyding jou laat inkopies doen om seker te maak jy kry die beste prys vir jou geld nie.
Soek konsessies
Die hotel sal nie op koers beland nie? Miskien kan hulle op ander maniere help. Vra vir voordele soos kameropgraderings, verminderde oordaggeld, gratis gimnasium of wifi-toegang of selfs komplimentêre onthale. Jy sal nie weet wat jy kan kry as jy nooit vra nie. Wees egter versigtig om meer te vra as wat sin vir die grootte van jou groep en laat nie toegewyde wrangling in die pad staan van 'n andersins goeie verhouding nie.
Let op die fynskrif
Aanwendingsklousules, boetegeld, beëindiging of kansellasiebeleid - maak seker dat jy versigtig oor die kleindruk gaan. Kan boetes van die hand gewys word, uitgestel of onderhandel word? Kan kamers verkoop word sonder 'n boete?
Wees proaktief
Versoek die reg op 'n oudit sodat jy die hotel se gaslys kan kruis teen jou lys van deelnemers. Kan u krediete kry vir laat registrante, vroeë afwykings of deelnemers wat buite die blok bespreek? Dit kan selfs moontlik wees om krediet te ontvang vir konvensiegangers wat na ander hotelle geloop word (wanneer gaste na ander eiendomme gestuur word as gevolg van oorverkope deur die gasheerhotel) of vir geen vertonings.