Kies jou onderwerp en plek
Hierdie stap verteenwoordig die twee veranderlikes wat jou gehoor voor enigiets anders wil weet.
Die "waar en hoekom" van die vergadering sal onmiddellik impak hê op wie uitgenooi sal word en of hulle sal bywoon of nie.
Die plek wat u kies, beïnvloed die algemene vergadering en beïnvloed die ander besluite wat u moet maak wanneer u die geleentheid beplan.
Identifiseer Deelnemers
'N Groot deel van 'n gefokusde en produktiewe vergadering is om afleiding te vermy, en dit beteken beperkte uitnodigings vir die beste besluitnemers. Daar is 'n neiging in korporatiewe kultuur om alle verwante partye in kommunikasie in te sluit, maar jy kan produksie verhoog deur die verwydering van geassosieerdes wat stadige vordering kan maak met onbelangrike besprekings. In plaas daarvan om nie-stemdeelnemers uit te nooi, moedig sleutelgangers aan om met hul ondergeskiktes te praat voordat hulle by die vergadering kom.
Bied drie datums en tye aan
Wees versigtig oor hoe jy navraag doen oor die beskikbaarheid van elke deelnemer. Dit is maklik om 'n "Pandora's box" oop te maak vir probleme wanneer dit kom by die skedulering van 'n wedersyds voordelige datum vir jou vergadering.
Een manier om dit te vermy, is om 'n paar datums en tye te bied, en vra dan elke persoon watter een die beste werk. As jy gelukkig is, sal een van die datums vir almal pas. Indien nie, moenie bang wees om die uitskieters te vra as hulle hul kalender kan aanpas om die meerderheid te akkommodeer nie.
Skep 'n reisplan
Dit is belangrik om 'n skedule te hê vir watter onderwerpe bespreek sal word saam met wie elke segment van die vergadering sal lei.
Beplanners mag dalk advies van die topbestuurders nodig hê om 'n reisplan akkuraat te skep. Sodra die eerste konsep voltooi is, moet dit vir goedkeuring aan die groep voorgelê word.
Bespreek Aanbiedingsbehoeftes
Daar is baie verskillende maniere om idees aan die groep voor te lê, en elke geskeduleerde spreker gaan hul eie voorkeur hê. PowerPoint-funksionaliteit, internet toegang en wit borde is net 'n paar van die komponente waaraan jy moet reël. Wees proaktief om hierdie besonderhede te versoek, en volg dit om hulle 'n paar dae voor die vergadering te bevestig.
Skedule Spyseniering
Die sleutel tot die bestelling van kos vir klein vergaderings is om die spyskaart funksioneel te hou. U wil nie hê dat die spyseniering enige aspek van die onderneming ondermeng nie, so vermy oormatige formele etes indien moontlik. As 'n sit-middagete gevra word, probeer dan om 'n aangrensende kamer vir die ete te bespreek, sodat die deelnemers so spoedig moontlik terug na die vergadering kan kom.
Stuur finale besonderhede
Ongeveer sewe dae voor die geleentheid wil jy 'n finale kopie van die reisplan en besonderhede aan elke deelnemer stuur. Dit moet alles insluit wat vir die dag bestel is. Sluit ook aanwysings, parkeringinligting, kamernommers en noodkontak in.
As jy met uitvoerende beamptes werk, kopieer hulle ook hul administratiewe assistente op die e-pos.
Ontmoetingsdag
As die ontmoetingsbeplanner is dit jou taak om seker te maak dat die gebeurtenis suksesvol afgeskop word. Natuurlik sal jy vroegtydig op die terrein aankom om die kamer te inspekteer en met die spyseniers en A / V-koördineerders te ontmoet. Afhangende van die ligging, wil jy dalk ook ' n bordjie plaas sodat almal hul pad na die kamer kry.
En daar het jy dit - agt betreklik eenvoudige stappe om 'n suksesvolle klein vergadering te beplan.
Die uitvoering van elke stap sal vanselfsprekend tyd en ywer wees, maar die kommunikasie van jou planne aan die deelnemers is die helfte van die stryd. Hoe meer mense weet wat om van die vergadering te verwag, hoe meer bereid sal hulle wees om besigheid te kry.