Wat om te doen voordat jy vir die vakansie gaan
Om jou kantoor voor te berei voordat jy vir die vakansie gaan sluit, vereis noukeurige voorbereiding. Behoorlike boodskappe sal verseker dat jou kliënte, verkopers en werknemers van plan is om af te sluit, en dit beteken dat jy nie voor en na die breek baie kwaad sal moet hanteer nie. Dit moet sorg vir 'n sorgvrye vakansie en 'n welverdiende rus.
Hier is 'n eenvoudige kontrolelys van stappe, vanaf die opstel van vakansie-boodskappe om termostate te herstel, wat jou vakansie sluiting en vlot sal maak.
01 - Stel werknemers, kliënte en verkopers in kennis
U kan kliënte via u webwerf en die outomatiese assistent-boodskap op u foonstelsel in kennis stel.
Verkopers (veral diegene met herhaalde afleweringsskedules) moet per e-pos, telefoon of gereelde pospos in kennis gestel word.
02 - Stel sekuriteitspersoneel of dienste in kennis
Stel u sekuriteitspersoneel of sekuriteitsdiens in kennis van u komende sluitingsdatums. Maak seker dat u sekuriteitsverskaffers 'n opgedateerde noodkontaklys bevat wat die kontakinligting insluit, insluitend telefoonnommers, vir u en u sleutelwerknemers. Hulle moet weet wie om te kontak in die geval van 'n sekuriteitsprobleem, selfs wanneer die kantoor gesluit is vir besigheid, en wie in die gebou toegelaat word tydens die afsluiting.
03 - Verander outomatiese Attendant Groet
'N week of twee voor die sluiting, teken 'n outomatiese begeleider groet op jou foon stelsel wat verduidelik dat die kantoor gesluit sal word vir 'n lang tydperk. Sluit die datum in wanneer jy sal sluit en wanneer jy verwag om te heropen. Voordat jy vertrek, teken 'n tweede geoutomatiseerde begroeting op wat beklemtoon wanneer jy terugkom en, indien toepaslik, aan wie bellers enige navrae in jou afwesigheid moet rig.
As jy nooddienste verskaf, soos verhitting en verkoeling, loodgieterswerk of ander noodsaaklike kliëntediens, moet jy jou bellers vertel hoe om jou antwoorddiens of jou selfoon in die geval van 'n noodgeval te bereik.
04 - Stel u antwoorddiens in kennis
Stel u antwoorddiens in kennis van die datums waarop die kantoor gesluit gaan word, en werk u kontaklys op met die telefoonnommers van werknemers wat op bellen sal wees. Maak seker dat hulle weet wie om te kontak in spesifieke situasies; Jy wil nie bestuurders op die hoogste vlak waarsku in die geval van 'n aflewerings probleem nie.
05 - Verander stempos groete
As u telefoonsisteem werknemers toelaat om eksterne oproepe by hul lessenaar te ontvang, moet hulle opdrag gee om 'n boodskap vir die vakansie te maak of 'n boodskap wat nie op kantoor is nie, wat die oproepers noodsaaklike besonderhede oor die sluiting gee. Werknemers moet die bellers laat weet wanneer hulle na die kantoor terugkeer en wat om te doen as hulle onmiddellik hulp benodig terwyl die kantoor gesluit word. In die meeste gevalle wil u nie werknemers wat persoonlike kontakbesonderhede uitreik nie.
06 - Verminder termostate, afskakel kantoor toerusting
Bespaar energie en geld deur die opstel of herprogrammering van u kantoortermostate tydens die afsluiting. Jy sal verbaas wees oor die kostebesparings wat jy kan toeval, en dit kan 'n goeie PR geleentheid wees; wys dat u maatskappy verbind is tot die bewaring van hulpbronne.
Jy kan ook energie en geld bespaar deur alle nie-essensiële kantoor toerusting, insluitende lessenaars, kopieers, drukkers en rekenaars af te skakel.
07 - Backup Servers
As u rekenaars en bedieners het, maak seker dat die rugsteunsiklus behoorlik voor en na die afsluitings loop. Verminder jou blootstelling aan 'n ramp deur jou offsite-rugsteun te skeduleer vir 'n vroeë opvang, eerder as om te wag vir die besigheid om weer te begin. Dit is 'n gebied waar u duidelike instruksies moet hê vir wie u kontak moet hê in geval van 'n probleem. Maak dus seker dat u antwoorddiens korrek ingelig is.
08 - Moenie afskakel nie
Daar is 'n paar kantoor toerusting wat jy nie moet afsluit nie, insluitend:
- Faksmasjiene
- Telefoonstelsel
- Servers en Friends stelsels
- Verkoeling eenhede
- Sekuriteit stelsels