Baie hotelle het staatgemaak op aanlyn-hotel-RFP (Versoek vir Voorstelle) -terreine, soos Conventionplanit.com en sabrehotelrfp.com om hul vergadering- en konferensiediensvermoëns te bevorder. Hulle het ook hul eie aanlyn RFP-vorms ontwikkel.
Baie beplanners is egter huiwerig om hul hotel-RFP's deur derdeparty-soekenjins te stuur. Baie beplanners verkies om hul versoeke vir hotelbydraes direk by die hotel en konferensiesentrums in te dien.
Watter inligting word ingesluit in 'n Hotel RFP?
'N Goeie hulpmiddel om beplanners te help om hul eie vorme vir hotelbydraes en ander gebeurtenisbehoeftes te ontwikkel, is die geleentheid wat aanvaar word om praktyke uit die Konvensiebedryf te verruil .
Basiese elemente vir 'n hotel RFP moet die volgende insluit:
- Versoeker se basiese kontakbesonderhede (naam, titel, organisasie, adres, telefoon, e-pos, ens.)
- Gebeurtenisdatums (verskaf ten minste twee verskillende opsies)
- Kamerblokke benodig (datums en nommers van gaste kamers)
- Vergaderingsversoeke (datums, kamergroottes, hoeveelhede)
- Voedsel en drank vereistes
- Toeganklikheidsvereistes
- Versendings- en ontvangsvereistes
- Ander relevante inligting
Voordeel van RFP Tools
Daarbenewens bied die Global Business Travel Association (GBTA) aan sy lede 'n uitgebreide hotel RFP-instrument wat eventplanners mag oorweeg.
Elemente van die GBTA hotel RFP sluit die volgende in:
- Hotelfasiliteit oorsig inligting
- RFP versoeker oorsig inligting
- Gaste kamer kontrak besonderhede
- Grootte van 'n hotel se totale ontmoetingsruimte
- Totale aantal spreekkamers
- Grootte van 'n hotel se grootste ballroom of bymekaarmaak kamer
- Plafondhoogte vir die grootste balzaal of bymekaarmaak kamer
- Het die hotel 'n permanente bestuurskamer opgestel?
- Hoeveel mense sal die raadsaal akkommodeer?
- Het die hotel toegewyde uitstalruimte?
- Wat is die grootte van die uitstalruimte?
- Wat is die afstand na die kongres sentrum?
- Wat is die naam van die kongres sentrum?
- Wat is die belastingpersentasie op kos en drank?
- Wat is die banket diens koste persentasie?
- Word die banket diens heffings belas?
- Bied die hotel in-huis oudiovisuele (A / V) dienste aan?
- Sal die hotel afslag aanbied op interne A / V dienste?
- Sal die hotel kliënte toelaat om buite A / V-verkopers in te bring?
- Hoeveel vergaderkamers bevat draadloos hoëspoedinternet?
- Hoe kan vergaderruimtes videokonferensies bevat?
- Is daar 'n fooi vir die gebruik van eie A / V-verkopers?
- Betaal die hotel korporatiewe "vergadering kaarte" vir betaling?
- Bied die hotel vergaderingspakkette aan?
Daarbenewens sal dit nuttig wees om met die hotelverkope die tipe gebeurtenis wat u aanbied, te deel. Dit sal hulle insig gee in die doelwitte wat u vergadering mag hê.
Die goeie nuus oor die werk met hotelle is dat die meeste redelik ervare moet wees om soortgelyke geleenthede bymekaar te maak, en 'n goeie verkoops- of spysenier-bestuurder sal meer besonderhede met u kan deel oor maniere waarop gebeurtenisbeplanners hul doelwitte kan bereik.