Die verkoper sal 'n bod produseer op grond van sy begrip van die vereistes soos uiteengesit in die RFP en die mededingende bod sal geëvalueer word om die keuse van die wenverkoper of 'n kortlys van verkopers te lewer wat dan aanbiedings aan die maatskappy sal lewer. .
Definisie van die Versoek vir Voorstel Dokument
Die RFP-dokument is noodsaaklik vir die verkryging van 'n ondernemer wat aan die kliënt se besigheidsvereistes kan voldoen. As die dokument foutief is, hetsy deur dubbelsinnige vereistes, ontbrekende vereistes of onredelike vereistes op die ondernemer , sal die RFP-proses tot onvolledige bod lei, of in sommige gevalle geen bod nie. Verkopers hoef nie bod te stuur aan elke RFP wat hulle ontvang nie, en selfs as hulle die RFP-vereistes kan nakom, het hulle dalk nie die vermoë om die vereistes betyds te lewer nie. Die later word dikwels gevind wanneer 'n kliënt RFP's stuur aan kleiner verkopers wat leiers in hul veld kan wees, maar nie oor die middele of vermoë beskik om aan die behoeftes van die kliënt te voldoen nie.
Elke RFP sal anders wees gebaseer op die vereistes wat gedefinieer is en die spesifieke behoeftes van die kliënt. Selfs binne dieselfde maatskappy kan 'n RFP-dokument in fokus afhang van die primêre vereistes. Vir sommige RFP's kan die fokus op prys wees, terwyl ander kan fokus op afleweringstye of die kwaliteitseisen vir die benodigde items.
Spesifieke kenmerke van die RFP-dokument
Daar is 'n paar kenmerke van die RFP-dokument wat benodig word. Byvoorbeeld, elke RFP moet 'n spesifieke datum en tyd hê waarop die kliënt vereis dat alle moontlike verskaffers 'n bod moet ingedien het. Indien tenders na daardie datum ingedien word, moet dit weggegooi word. As 'n ondernemer nie betyds 'n bod kan indien nie, kan dit 'n moontlike probleem met die organisasie aandui
Die kliënt moet egter die verskaffers voldoende tyd gee om 'n bod in te dien. As die vereistes besonder kompleks is, mag verkopers dalk 'n reaksie-span opstel om die vereistes op te los in gebiede wat hulle kan verstaan en dan 'n bod bymekaar te stel. As die tydlyn gedefinieer in die RFP te kort is, kan antwoorde gehaas word en verkopers raai die kompleksiteit van die projek aan, eerder as om dit ten volle te verstaan. Dit sal lei tot onakkurate bod en 'n verspilde RFP-proses.
Die RFP-dokument moet die proses aandui indien verskaffers addisionele vrae het oor die vereistes soos uiteengesit in die RFP. Verkopers moet nie toegelaat word om die kliënt te bel nie, aangesien dit kan lei tot een verskaffer wat addisionele inligting ontvang wat hulle 'n mededingende voordeel gee.
Dit is die beste om 'n konferensieoproep te reël sodat verteenwoordigers van elke verkoper kan vra en luister na vrae wat na die kliënt gerig word. Dit verseker 'n regverdigheid in die tenderproses.
'N RFP dokument moet ook duidelik die formaat van die verkopers RFP reaksie spesifiseer. As dit nie duidelik gedefinieer is nie, sal die antwoorde gestuur word wat in verskillende formate is en dit sal onmoontlik wees om verkoper se bod te vergelyk. Die reaksieformaat moet identifiseer wat vereis word van die ondernemer in elke afdeling, soos verwysings, hervat van potensiële spanlede, 'n dokument met die verkoper se begrip van die vereistes en 'n formaat vir die prys. As elke verskaffer die korrekte antwoordformaat nakom, sal dit 'n vergelyking van die bod makliker maak.