As u besigheid 'n aanspreeklike plan het, is die vergoeding van sekere besigheidsuitgawes nie aan die werknemer belasbaar nie. As u besigheidsvergoedingsplan nie voldoen aan die IRS-vereistes vir 'n aanspreeklike plan nie, is hierdie vergoedings aan die werknemer belasbaar, en moet die betaling van federale inkomstebelasting en betaalstaatbelasting op hierdie betalings gemaak word.
Daarbenewens moet u as werkgewer hierdie betalings op die werknemer se W -2-vorm rapporteer.
Verantwoordbare planne kan vergoeding vir 'n aantal verskillende werknemers uitgawes insluit, insluitende:
- Werknemer reis uitgawes , insluitende etes en vermaak,
- Aankoop van gereedskap en toerusting, en
- Werknemershuiskantoor uitgawes.
Die aanspreeklike plan moet ook 'n prosedure insluit wat vereis dat werknemers oortollige vergoedings (dié wat meer as toelaatbare bedrae) terugbesorg aan die werkgewer terugbesorg. As 'n werkgewer 'n aanspreeklike plan opstel en onderhou, moet werknemers se onkoste nie as belasbare inkomste beskou word nie.
Toelaatbare planvereistes
Om as 'n "aanspreeklike plan" deur die IRS beskou te word, moet u reëling AL die volgende insluit:
- Die uitgawes moet 'n besigheids verband hê ; dit wil sê, hulle moet betaal of aangegaan word terwyl hulle dienste as 'n werknemer verrig.
- Die werknemer moet binne 'n redelike tyd voldoende aan die werkgewer oor hierdie uitgawes rapporteer. U moet van werknemers vereis om u gedetailleerde inligting oor hierdie uitgawes te verskaf, insluitend datum, tyd, plek, bedrag en besigheidsdoel vir die koste.
- U moet van die werknemer verwag om oortollige vergoedings binne 'n redelike en spesifieke tydperk te ontvang, afhangende van die omstandighede
As al drie die vereistes nie nagekom word nie, word die plan bepaal deur die IRS nie aanspreeklik nie, en enige uitgawes wat deur u besigheid aan die werknemer terugbetaal word, is aan die werknemer belasbaar.
Oormatige terugbetalings
Oormatige terugbetaling is vergoeding groter as toelaatbare bedrae. Indien die werknemer nie binne 'n redelike tydperk oortollige vergoedings terugbetaal nie, is hierdie oortollige bedrae aan die werknemer belasbaar. Die mees algemene omstandigheid sal 'n geval wees waaraan jy 'n werknemer 'n voorskot gee voordat sy vir 'n reis gaan, en haar uitgawes gedurende die reis is minder as die bedrag wat gevorderd is.
'N Redelike tydperk vir die terugbetaling van oortollige terugbetalings word deur die IRS bepaal, soos byvoorbeeld:
- 'N Voorskot ontvang binne 30 dae na die tyd van die onkoste
- Die werknemer voorsien 'n voldoende rekening van uitgawes binne 60 dae nadat hulle betaal of aangegaan is.
- Die werknemer lewer enige oortollige terugbetaling binne 120 dae nadat dit betaal of aangegaan is.
- Die werknemer kry 'n verklaring (ten minste kwartaalliks) wat versoek om teruggawe of voldoende rekeningkunde vir uitstaande vooruitbetalings, en die werknemer voldoen binne 120 dae na ontvangs van die staat.
Die indien van 'n verantwoordbare plan aan die IRS
Nee, daar is geen vereiste dat u 'n skriftelike plan aan die IRS voorlê nie. Maar jy moet kan bewys dat jy jou vereistes vir die terugbetaling van werknemers vir uitgawes bepaal het. U sal iets skriftelik benodig om die IRS te wys dat u verstaan wat 'n aanspreeklike plan is en dat u u besigheid aan die vereistes voldoen.
Eerstens moet u hierdie vereistes skriftelik stel as deel van u werknemerbeleid en prosedurehandleiding.
Tweedens, moet u alle transaksies met werknemers dokumenteer vir hul terugbetaling van uitgawes, rekords hou om aan te toon dat al die vereistes van die aanspreeklike plan gevolg is.
Verantwoordbare Plan beïnvloed en Besigheidsbelasting
Of hierdie uitgawes binne 'n aanspreeklike plan gemaak word, het nie direk u vermoë om hierdie uitgawes op u besigheidsbelastingopgawe af te trek, direk beïnvloed nie. Maar jy moet nog voldoende dokumentasie verskaf om te bewys dat hierdie uitgawes besigheidsverwant was.
Vir reisvergoedings, byvoorbeeld, kan u die onkoste op die toepaslike lyn aftrek op u besigheidsbelastingopgawe. Byvoorbeeld, vir etes en vermaakuitgawes, gebruik lyn 24b van Bylae C (vir eenmansake of enkellid-LLC's.)