Hoe werk die inkoopmodule in SAP?
Besighede van enige grootte gebruik hul voorsieningskettingfunksie om items te koop of om klaarprodukte te vervaardig of dienste te lewer. Voordat 'n aankoopafdeling materiaal in SAP kan aankoop, moet die departement se unieke infrastruktuur gekonfigureer word.
Om 'n struktuur te ontwerp wat die beste aan die behoeftes van 'n onderneming voldoen, moet jy die SAP organisasiestruktuur verstaan en die besluite wat 'n aankoopafdeling moet maak.
SAP Aankoop Organisasiestruktuur
Elke aankope afdeling is uniek, maar die organisasie struktuur wat in SAP gedefinieer word, sal 'n maatskappy toelaat om beste praktyke aan te neem om die voordele van die stelsel te maksimeer.
- Aankooporganisasie - Dit is die hoogste vlak van die aankoopinfrastruktuur. 'N Aankooporganisasie word gedefinieer as 'n groep koopaktiwiteite wat met alle of 'n spesifieke deel van die onderneming geassosieer word.
As 'n maatskappy 'n groot aantal plekke het wat geografies onafhanklik is, kan elke area hul eie aankooporganisasie hê. 'N Klein besigheid met een of twee liggings mag egter slegs een aankooporganisasie gebruik.
- Aankoopgroep - Die aankoopgroep kan gedefinieer word as 'n persoon of groep mense wat handel oor sekere produkte of groepe wat deur die aankooporganisasie gekoop word.
In groter organisasies is daar dikwels groepe aankopers in die aankoopafdeling wat met sekere verskaffers of soorte verskaffers werk.
Aankoopdokumente
Daar is 'n aantal aankoop dokumente wat gebruik word deur die aankoop van departemente in SAP.
- Aankoop Rekwisisie - As 'n produk deur die produksie beplanningsproses benodig word, kan 'n aankooprekwisisie gegenereer word. Produkte en dienste wat nie deel van die beplanningsproses is nie, kan handmatig aangevra word deur 'n aankooprekwisisie te gebruik.
'N Rekwisisie kan geskep word deur gemagtigde gebruikers en hulle sal items van 'n webgebaseerde katalogus aanvra of deur rekwisisies direk in die SAP- stelsel in te voer. As 'n rekwisisie gehef word vir 'n item wat nie voorheen gekoop is nie, kan 'n versoek vir kwotasie geskep en aan bestaande of nuwe verkopers gestuur word.
- Versoek vir Kwotasie - Indien die produk nie gekoop kan word van gekontrakteerde verskaffers nie, of die prys en kwaliteit nie aanvaarbaar is nie, kan die aankoop departement nuwe of bestaande verskaffers 'n Aanvraag vir Kwotasie (RFQ) stuur.
Die verskaffer kan die RFQ hersien en hul beste prys en voorwaardes vir die items terugstuur.
- Kwotasie - Wanneer die verskaffer hul kwotasies terugstuur, kan hulle in SAP ingeskryf word, en dan kan die aankope afdeling hersien en vergelyk.
Daar kan 'n mate van onderhandeling met die verskaffers wees vir die beste kwotasie, waar die aankope afdeling meer gunstige afleweringstye, afslag of vragkoste sal probeer kry.
- Aankooporder - Hierdie is 'n kommersiële dokument wat deur 'n aankoopafdeling aan die verskaffer uitgereik is, wat die produk of diens wat benodig word, die hoeveelhede en onderhandelde prys wat die verskaffer en die aankoopdepartement ooreengekom het, identifiseer.
Dit is moontlik om die stelsel op te stel sodat 'n ondernemer moet erken dat hulle die bestelling ontvang het.
Dit is ook moontlik om verkopers te vereis om 'n gevorderde gestuur kennisgewing te stuur, sodat dit moontlik is om te weet wanneer die items afgelewer moet word .
- Kontrakte - In plaas van 'n enkele bestelling met 'n ondernemer, is dit moontlik om 'n kontak te skep waar die ondernemer instem om 'n sekere hoeveelheid items oor 'n sekere tydperk te stuur.
Die kontrak kan ook 'n waardekontrak wees, in plaas van 'n hoeveelheid; Die kontak is vir 'n totale hoeveelheid goedere wat oor 'n sekere tydperk aangekoop word.
- Oplossingsooreenkoms - Hierdie ooreenkoms met die ondernemer beteken dat daar 'n kontrak sal wees om die items oor 'n bepaalde tydperk op gereelde intervalle te verskaf.
SAP se inkoopfunksie is ontwerp sodat sy gebruikers hul organisasies kan help om hul kliënte die bestellings te gee wat daardie kliënte wil hê, wanneer daardie kliënte daardie bestellings wil hê - en bereik dit deur so min as moontlik voorraad te bestee.
Hierdie SAP Aankoop artikel is opgedateer deur Gary Marion, Logistiek en Supply Chain Expert.