Hoe om 'n besigheids kontinuïteitsplan vir u kleinsakeonderneming op te stel
'N Plan wat wag op sakeonderbreking in geval van onvoorsiene gebeure. Of, as jy wil, "... die prosedures wat gebruik word om tydige en ordelike hervatting van 'n organisasie se sakesiklus te verseker deur die vermoë om planne uit te voer met minimale of geen onderbreking aan tydsensitiewe besigheids- of diensbedrywighede" ( Facility Management Journal).
Die doelwitte van besigheids kontinuïteitsbeplanning sluit in:
- Verseker die gesondheid en veiligheid van alle personeel
- Minimeer onderbrekings aan die besigheid se vermoë om sy produkte en / of dienste te verskaf
- Minimalisering van finansiële verlies
- Kritieke bedrywighede binne 'n bepaalde tyd na 'n ramp kan hervat
'N Goed deurdagte besigheids kontinuïteitsplan kan die verskil tussen jou besigheid se oorlewing en mislukking beteken as die ramp tref. 'N Brand, 'n vloed, 'n hardeskyf versaking of data diefstal - enige of al hierdie dinge kan jou besigheid uit die kommissie. Die tyd om 'n besigheids kontinuïteitsplan saam te stel, sal verseker dat u besigheid in die kortste moontlike tyd kan hervat.
Om 'n besigheidsbevorderingsplan te skep:
1) Bepaal wat die grootste risiko's vir jou kleinsakeonderneming is.
Is dit diefstal van data? Oorstromings? Aardbewing? Om uit te vind watter soort rampe waarskynlik sal help, sal jou help om jou kontinuïteitsplan te fokus en nie tyd en geld te mors nie, wat voorberei op iets wat baie onwaarskynlik is om te gebeur.
Daar is geen punt in die beplanning van hoe om te herstel van 'n aardbewing, byvoorbeeld, as jou besigheid nie in 'n aardbewing sone geleë is nie. Maar moenie vergeet van die groeiende risiko's wat dikwels deur klein ondernemings oor die hoof gesien word nie, soos kuberaanvalle, hackeraktiwiteite en sabotasie.
2) Besluit wat absoluut noodsaaklik is vir jou klein besigheid om weer te begin werk as 'n besigheids ramp jou afgesluit het en stappe doen om te verseker dat daardie noodsaaklikhede vinnig beskikbaar sou wees.
Hierdie noodsaaklikhede kan personeel, data, toerusting, finansiële toekennings en infrastruktuurbeskerming insluit.
Watter mense is die sleutel tot u bedrywighede? Watter toerusting benodig jy om voort te gaan om jou kritiese produkte en / of dienste te lewer en te lewer? Miskien kan 'n reëling getref word met 'n ander onderneming wat die nodige toerusting het. Watter voorrade is nodig? Vind uit vooraf wie die alternatiewe verskaffers of verskaffers sal wees as u huidige reëling moontlik nie funksioneel is nie. Hoe lank kan jou besigheid funksioneer as sy inkomstestroom gesluit word? Waar sal jy die geld kry om dit aan die gang te hou?
2) Stel 'n ontruimingsplan op in geval van 'n fisiese ramp.
Gaan dit oor met personeel en plaas dit opvallend deur jou besigheidsperseel. Hoe sal personeel weet dat hulle nodig het om te ontruim? Wat moet hulle doen as hulle in kennis gestel word van 'n ontruiming? Watter roetes is buite die gebou (e) beskikbaar? Waar moet mense buite die gebou (e) ontmoet? Wie is verantwoordelik vir die kontrole om te sien dat almal veilig is?
3) Skep 'n kommunikasie-fan-out-stelsel.
As daar iets by jou besigheid gebeur het, wie sal verantwoordelik wees om elke persoon wat daar werk, in kennis te stel? Maak seker dat telefoonlyste en e-poskontaklyste op datum is en dat die mense wat verantwoordelik is vir kontak met ander, gedrukte lyste het, aangesien al die tegnologie vroeg of laat en gewoonlik op die mees ongemaklike tyd misluk.
Besluit ook wie verantwoordelik sal wees vir die kommunikasie met die publiek en hoe (die opdatering van die besigheidswebwerf , publikasie op sosiale media , persvrystellings, tekens in die vensters, radio-aankondigings, ens.).
4) Maak seker dat u noodkits op die perseel volledig en op datum is.
Hierdie Werksplek Noodhulpstelle Checklists van St. John Ambulance toon presies wat noodhulpstelle vir verskillende grootte besighede moet bevat, gebaseer op die aantal werknemers. Afhangende van watter tipe rampe in u area mag voorkom, kan u ander voorrade byvoeg. Byvoorbeeld, een liter water per persoon per dag is een van die aanbevole voorrade op hierdie lys van noodtoestelle vir die kleinhandelwinkel.
5) Neem nou stappe om jou besigheidsdata te beskerm.
Jou besigheidsdata is jou waardevolste bate. As dit gesteel of vernietig is, sou u besigheid vinnig kan opdaag of selfs glad nie aanhou nie?
3 stappe na suksesvolle data-rugsteun verduidelik hoe jy die gemoedsrus kan kry om te weet dat jou besigheidsdata beskerm word en vinnig weer toeganklik sal wees. Gegevensbescherming is een van die vele voordele om jou besigheid oor te skakel na wolkrekenaars .
6) Maak seker dat u besigheid voldoende versekering het.
Vuurversekering is die tipe wat in gedagte hou, maar brand is beslis nie die enigste moontlike ramp wat jou klein besigheid kan ervaar nie. Behalwe ander voor die hand liggende fisiese rampe soos oorstroming of windskade, oorweeg die skade wat die gevolg kan wees van diefstal. En dan is daar die moontlike aanspreeklikheidsfaktor as jou klein besigheid betrokke is by aktiwiteite wat jou moontlik sal maak vir regsgedinge.
Die keuse van die korrekte tipe versekering om u risiko's te dek en 'n goeie, dekking te hê, sal 'n lang pad wees om u klein onderneming weer aan die gang te kry as die ramp staak.
8) Leer jou bure leer ken.
Om die kommunikasie met die sake-eienaars om jou heen te open, kan jou besigheids kontinuïteitsbeplanning werklik bevoordeel. Laat hulle weet wat u hoop om te doen en kyk of u hulle kan betrek. U kan die koste van sommige uitgawes wat verband hou met kontinuïteitsbeplanning kan deel, of om 'n reël te tref om mekaar te help in geval van 'n ramp. Gekoördineerde noodplanne is veral belangrik vir besighede wat aangrensende ruimte deel, soos dié in strookentrums of langs stadsstrate.
9) Kyk na plaaslike programme en hulpbronne.
Jou stad, dorp of sake-aksiekomitee kan dalk rampspoed- of rampresponsplanne in plek hê of hulpbronne verskaf wat dit makliker maak om jou eie plan saam te stel. Byvoorbeeld, die stad Ottawa bied inligting oor noodparaatheid vir Ottawa besighede op sy webwerf, en bied opleiding werkswinkels oor die onderwerp. Kyk wat beskikbaar is in jou dorp voordat jy begin met die skryf van jou eie besigheids rampplan.
10) Sit dit alles saam.
Terwyl u deur u kontinuïteitsplan werk, sit al die stukke saam in gedrukte vorm. (Digitale kopieë is lekker, maar nie baie handig as die krag uitgaan en / of digitale toestelle nie gebruik kan word nie.) 'N Drie-ring bindmiddel werk goed. Sluit jou besigheid se ontruimingsplan, kommunikasieplan, inligting oor noodkissies en versekeringspolisse, data-beskermingmaatreëls en bedryfs noodsaaklikhede in, sowel as besonderhede van enige reëlings wat jy gemaak het om dinge weer aan die gang te kry.
11) Hou jou besigheids gebeurlikheidsplan handig.
Last but not least, jy wil seker maak dat jy jou rampplan op 'n maklik toeganklike plek hou en seker maak dat almal wat moet weet waar dit is, die ligging ken. Jy moet ook een persoon en 'n sekonde toewys om die sakevlakplan op die pad uit te gryp as die besigheids ramp die perseel verlaat.
12) Gebruik jou besigheidswebwerf en sosiale media
Jou besigheidswebwerf en sosiale media- platforms soos Facebook , LinkedIn en Twitter is uitstekende maniere om met kliënte en sakevennote te kommunikeer in die geval van 'n noodgeval. Moenie toelaat dat jou kliënte wonder of jy oop is of nie wanneer rampe plaasvind nie - 'n vinnige plasing op Facebook kan hulle op datum hou.
Besigheidskontinuiteitsbeplanning betaal af
Dit is maklik om besigheids kontinuïteitsbeplanning uit te skakel. Daar is altyd onmiddellike "krisisse" wat ons aandag eis. Maar hoe belangrik is dit werklik in vergelyking met 'n gebeurtenis wat jou besigheid vir ure, dae of weke afskakel? Die tyd om 'n besigheids kontinuïteitsplan op te stel, sal 'n groot uitbetaling hê as die ramp ooit staak.