Hoe om u uitgaande oproepe meer produktief te maak en minder tyd te neem
Maar wat as ons net kon bel en praat met die mense wat ons wou praat, sê wat ons wou sê en aangaan?
Stel jou voor hoeveel meer produktief ons kan wees en hoeveel tyd ons ander dinge moet doen.
Wel, ons kan - en al wat nodig is, is 'n bietjie voorbereiding vooraf.
Tydbestuur Telefoonwenke vir Uitgaande Oproepe
- Of hulle nou verskaffers , gereelde kliënte of kontrakteurs is , baie van ons noem dieselfde mense herhaaldelik. Hou jou kontakinligting opgedateer met tydbesparende besonderhede, sodat jy nie tyd mors om mense te bereik wat nie beskikbaar is nie.
As jy byvoorbeeld weet dat 'n spesifieke persoon wat jy wil bereik, elke dag 'n middagete van 1 tot 2 uur benodig, waarom mors my tyd om haar te bel tydens hierdie tyd? - Program die nommers vir diegene wat u gereeld in u telefoon bel. Ek is verbaas oor mense wat dit nie doen nie, aangesien die tyd wat jy spaar wanneer jy nie nommers oplaai nie en hulle inpons, is net so amazing.
- Beplan u uitgaande oproepe. Voordat jy bel, skryf die hoof doel van die oproep en die sleutelpunte wat jy wil dek, neer. Dit sal jou help om vas te hou wanneer jy op die telefoon is en seker maak dat jy alles dek wat jy wil dek, spaar tyd tydens die oproep en vermy om weer te bel omdat jy iets vergeet het.
- As jy iemand bel wat in jou kontakdatabasis ingeskryf is, het al die inligting oor die persoon wat jy voor jou bel wanneer jy bel. Of jy nou 'n rekenaar, 'n mobiele toestel of 'n Rolodex gebruik, dit is 'n goeie geheue hulpmiddel tydens die oproep. Plus, as jy nie iets soos die naam van die kliënt se man hoef op te soek nie, sal jy die opsie hê om notas tydens die oproep te maak, wat nog meer tyd spaar.
- Natuurlik, as jy aantekeninge wil maak tydens 'n oproep (of iets anders doen terwyl jy oor die telefoon praat), is 'n goeie luidspreker of 'n headset noodsaaklik. Om jou hande te bevry kan baie tyd vrystel.
- As jy iemand se antwoordapparaat of stempos bereik, moet jy 'n volledige boodskap gee wat jou telefoonnommer twee keer gee en die rede waarom jy bel, meld . Byvoorbeeld, "Dit is Susan Ward by (telefoonnommer). Ek bel om die skatting vir jou projek te bespreek. U kan my vanmiddag by (telefoonnommer) bereik."
As jy jou nommer twee keer vermeld, gee die ontvanger van die boodskap 'n baie beter kans om dit reg te kry en dit af te skryf sonder om die boodskap weer te speel. - Moenie toelaat om te telefoneer nie . As jy iemand probeer bereik en jy nie het nie, is dit aanloklik om terug te bel - miskien elke halfuur! Maar as jy 'n behoorlike boodskap gegee het, hoef jy nie jou tyd te mors om herhaalde boodskappe te verlaat nie (en die persoon se antwoordapparaat of stempos te vul). Gee die persoon wat jy 'n redelike hoeveelheid tyd bel om terug te bel, soos tot die volgende sakedag.
- Skeduleer u telefoonoproepe en maak hulle almal in 'n enkele tydsblok saam, indien moontlik. Die meeste van ons is nie so goed in multitasking nie en verloor baie produktiwiteit as ons heen en weer van een taak na 'n ander blaai. So as jy 'n dosyn oproepe het om op 'n bepaalde dag te maak, is dit meer doeltreffend om hulle in een uur te maak as om een of twee te maak, en dan nog drie oproepe 'n uur later, en nog twee 45 minute daarna.
- Bespreek u uitgaande telefoonoproepe, indien moontlik. As dit nie 'n vinnige oproep is nie, as jy eers iemand bel, stel jouself voor, vertel haar hoekom jy bel en vra haar of dit 'n gerieflike tyd is om te praat of as sy verkies om 'n tyd te bespreek om dit te bespreek . Reël dan dat jy haar op daardie tydstip sal bel. Dit kan jou nie net tyd bespaar nie, maar bespaar tyd wanneer jy die persoon terugkom omdat jy albei bereid sal wees om die kwessie wat jy oorspronklik genoem het, te bespreek.
- As dit moontlik is, maak u uitgaande telefoonoproepe in "eerste keer". Navorsing het getoon dat meer mense vroeg in die oggend in hul kantoor is en tussen 08:00 en 11:00 bereik kan word