Wees die Hoof
Die meeste gebeure is 'n gesamentlike poging tussen verskeie afdelings, maar aan die einde van die dag moet daar een leier wees om die hele produksie te monitor. Elke persoon op die span moet op hul spesialiteit fokus, en verstaan die belangrikheid van hul grense. Identifiseer jouself as die hoofbeplanner vanaf die begin van die projek. Verduidelik aan u mede-werkers die belangrikheid van inligtingsvloei en illustreer wat gebeur wanneer protokolle geïgnoreer word. Aangesien niemand verantwoordelik wil wees vir die skep van 'n probleem, verduidelik die reëls vir interne dialoog op dag een.
Komitees organiseer
Die doel hier is om werkers te koppel wie se verantwoordelikhede op een of ander manier gaan sny. Byvoorbeeld, die bemarkingsafdeling moet op dieselfde komitee as die oudiovisuele span wees om te verseker dat alle grafika en logo's behoorlik vertoon word. Om spanne te skep wat natuurlik nodig het om saam te werk, sal baie van die oortollige e-posse uitskakel wat geneig is om verlore te raak in die shuffle.
Kies een kontak van elke komitee om met onlangse ontwikkelings aan u terug te rapporteer.
sperdatums
Die indiening van sperdatums ver van vooraf sal stresvlakke vir almal wat betrokke is, verminder. U kan die waarde van u sperdatums versterk deur 'n vloeidiagram te skep wat illustreer hoe elke komitee se werk gebruik sal word om alles saam te bring.
Werknemers reageer oor die algemeen beter as hulle weet 'n ander departement wag vir hul reaksie. Om hierdie inligting te deel, hou die proses deursigtig en beklemtoon verantwoordelikheid sonder om negatiewe aksie te gebruik.
Hou bestuurders ingelig
Een van die grootste foute wat jy kan maak, is om agter die skerms te werk totdat jy gereed is om idees aan jou uitvoerende leiers voor te stel. Selde sal jy ooit in hul kantoor loop en verlaat sonder om 'n aspek van jou gebeurtenis te verander. Bespaar jouself hierdie frustrasie deur proaktief met hulle gereeld te vergader tydens die beplanningsproses. Dit is baie makliker om veranderinge in die middel van jou projek te maak, in teenstelling met die sirkel terug aan die einde.
Kontak u verkopers
Nog 'n skynbare onskuldige fout wat kan voorkom, is sekondêre kommunikasie met verkopers . Dit gebeur wanneer 'n medewerker die inisiatief neem om direk kontak op te neem met 'n verkoper om beplanningsbesonderhede te deel waarvan jy nie bewus is nie. Die gevolg van hierdie kantgesprekke kan 'n groot impak hê op hoe die gebeurtenis bymekaar kom. Die enigste manier om dit te voorkom, is om jou verkoper te beperk om bestellings van ander werknemers te neem. Jy kan dink dit lyk eers hard, maar jy sal baie makliker slaap as jy al die inligting vloei deur jou.
Proaktiewe opdaterings
Om die hoofbeplanner vir 'n gebeurtenis te wees, vereis dat jy soveel inligting as wat jy ontvang, deel. Hou 'n meesterbeplanning dokument wat die besonderhede van die geleentheid uiteensit, en stuur weeklikse opdaterings aan al u komiteelede. Hou jou kommunikasie kort en op die punt. U wil hê almal moet die notas lees in u weeklikse e-posopdaterings, maar as u onophoudelik hardloop, sal u hul aandag vinnig verloor.
Die bestuur van die inligtingsvloei van u gebeure vereis dieselfde prosedures as interdepartementele kommunikasie. Hou almal bewus van hul verantwoordelikhede, en deel belangrike updates met alle betrokkenes. Die kritieke verskil is dat jy die hoof uitvoerende beampte van die projek is. Jou rol is om al die besonderhede te bestuur wat inkom en hulle te vertaal in 'n gedeelde visie wat voldoen aan die behoeftes van elke departement.
Die grondslag vir sukses is om seker te maak dat alle inligting in dieselfde rigting vloei.