Top Rekeningkundige foute om te voorkom

Rekeningkundige foute gebeur van tyd tot tyd, maar baie algemene rekeningkundige foute kan vermy word met behoorlike beplanning en voorbereiding. Ons weet almal dat dit gewoonlik meer tyd verg om 'n fout reg te stel as om die eerste keer reg te kry. Interessant genoeg, is dit ook goedkoper om foute vroeg in 'n projek te identifiseer en reg te stel eerder as om te wag om later die probleem reg te stel.

As jy jou besigheid as 'n langtermynprojek behandel, sal jy proaktief wil wees deur bewus te wees van algemene foute wat ander mense vroegtydig maak en regstel. Dit sal jou onderneming nie net tyd, geld en hoofpyn red nie, maar ook gee jou 'n mededingende voordeel in die mark met meer vaartbelynde bedrywighede en beter kliëntetevredenheid. Die volgende is algemene rekeningkundige foute wat elke VPA gesien het dat klein sake-eienaars maak.

  • 01 - Versuim om Rekeningkundige Prosedures te volg

    Selfs klein sake-eienaars, selfstandige individue en vryskutters moet ook formele, gedokumenteerde en gedetailleerde prosedures vir die bestuur van boekhouding- en rekeningkundige prosedures instel vir die uitvoer van ander roetine take.

    'N Goeie stap is om gestandaardiseerde vorms en kontrolelyste te ontwikkel om te verseker dat dit konsekwent en akkuraat is. Byvoorbeeld, jy sal 'n proses wil dokumenteer vir die opstel van nuwe verkopers.

    U sal die verkoper se naam, adres, telefoonnommer, en werkgewer identifikasienommer (EIN) benodig, onder andere dokumente soos versekeringsertifikate , aanbevelingsbriewe of getekende kontrakte. Dan moet u hierdie inligting in u rekeningkundige sagteware invoer sodat u betalings kan verwerk.

    U sal die tyd benodig om die inligting wat u van u verskaffers te versamel moet oorweeg, 'n gestandaardiseerde vorm of kontrolelys moet ontwikkel om seker te maak dat u die inligting kry en dan 'n skriftelike beleid het wat u werknemers kan volg.

  • 02 - Werk sonder 'n begroting

    Skep 'n begroting sodat jy 'n basislyn het om jou besigheid se bedryfsresultate te beoordeel. Begrotings is nie net nuttig om oorbesteding te beperk nie, maar kan gebruik word om realistiese, geskrewe finansiële doelwitte te vestig. Begrotings moet altyd in die werklikheid gegrond word, maar jy kan beslis jou begroting gebruik om redelike finansiële doelwitte te stel, of dit toenemende inkomste of vermindering van bedryfskoste is.

  • 03 - Fout in die invoer van data

    Data-invoer foute kom van tyd tot tyd voor. Terwyl u nie alle data-inskrywingsfoute kan voorkom nie, kan u 'n beleid voer om verskeie rekonsiliasies betyds te doen om te verseker dat data-inskrywings vinnig opgespoor word en reggestel kan word.

    Byvoorbeeld, jy sal maandelikse bankrekonsiliasies, sowel as debiteure en betaalbare rekonsiliasies, wil uitvoer. U kan ook begroting-tot-werklike afwykings uitvoer om moontlike foute in die indeling of omset of uitgawes te identifiseer of klante ontvang of verskaffersverslagverslae te laat loop om te verseker dat alle ontvangste en uitbetalings redelik lyk.

    Ongewone transaksies moet hersien word om te verseker dat geen data-inskrywings foute gemaak is nie en dat die transaksies akkuraat is.

  • 04 - Versuim om rekenkundige sagteware op te bou

    U moet u besigheid se rekeningkundige sagteware en ander data gereeld back-up. Baie klein besigheids rekeningkundige sagteware programme het 'n funksie waarmee u outomatiese rugsteun van u rekeningkundige program kan opstel.

    Gebruik dit. Jy moet ook die tyd neem om jou rugsteunlêers te kontroleer, selfs so ver as om die rugsteunlêer te gebruik om te sien of jy jou besigheid soos gewoonlik daarmee kan bestuur.

    Soms lêers korrup; Soms maak jy nie al die data wat jy nodig het, rugsteun nie. 'N Vinnige tjek kan probleme met u rugsteunproses identifiseer, sodat u kan verseker dat u alles het wat u nodig het om u besigheid te bedryf indien u dit benodig.

  • 05 - Doen te veel self

    Uitkontraktering van administratiewe take wat nie waarde aan jou maatskappy toevoeg nie, kan 'n voordeel wees.

    Byvoorbeeld, 'n belastingrekenaar is waarskynlik beter vergewis van belastingwetgewing as wat jy is. Uitkontraktering van belastingbeplanning en voorbereiding vir jou rekenmeester sal jou toelaat om jou belastingaanspreeklikheid te verlaag, belastingaanspreeklikheid te verhoog en jou meer tyd te gee om inkomste te genereer. aktiwiteite.

    Baie klein sake-eienaars wil nie die verantwoordelikheid delegeer aan ander bekwame professionele persone nie, maar uitkontraktering van rekeningkundige, regs-, IT- en ander administratiewe funksies kan foute verminder en winsgewendheid verhoog as jy die nuutgevonde tyd verstandig gebruik.

  • 06 - Versuim om behoorlik te kategoriseer inkomste en uitgawes

    Die shoebox metode van rekeningkunde is waarskynlik nie 'n goeie keuse vir klein ondernemings met meer as net 'n paar transaksies per jaar nie. Alle geld wat in en uit u besigheid gaan, moet aan die toepaslike kategorie toegewys word.

    Sake-eienaars wat bo-op hul rekeningkundige rekords bly, loop nie in foute nie. Hulle sal weet wie gefaktureer is, hoeveel en of die kliënt al dan nie betaal het.

    Jy sal ook vind dat jy jou jaareind-belastingvoorbereiding sal veel gladder wees as om die rekords wat jy nodig het om jou besigheid se belastingopgawe voor te berei, reg te stel voordat die opgawe verskuldig is.