Kry jou skenker lêers in volgorde
Wanneer weet jy wanneer daardie tyd aangebreek het, en wat doen jy dan? Verskeie niewinswerkers het hierdie antwoorde gegee toe ek hulle gevra het om hierdie sin te voltooi: "Ek het geweet dit was tyd om 'n nuwe skenkerbestuurstelsel te kry wanneer ...."
- Die een wat ons gehad het, kon nie die data op die wyses wat ons nodig gehad het, rapporteer nie.
- Die hond het my indekskaarte geëet.
- Ek wou dinge oor my skenkers ken, en dit het 'n absurde hoeveelheid tyd gehad om die antwoord te kry.
- Die laaste "stelsel" het dit in hul kop gelaat.
- Die enigste persoon wat 'n idee gehad het hoe om die stelsel te gebruik ('n ou Access-databasis) was afgetree.
- 'N Vrywilliger se rekenaar het neergestort, en ons het alles verloor.
Moet die redes waar wees vir jou niewinsorganisasie?
Besluit dat jy 'n nuwe stelsel benodig, is egter die maklike deel. Daar is 'n wêreld van verwarrende inligting oor mededingende stelsels daar buite en geen maklike manier om dit alles saam te voeg nie.
Ek het na die "Consumer Reports" van non-profit tegnologie om die antwoorde te vind. Idealware is 'n niewinsorganisasie wat ander niewinsorganisasies help om slim sagtewarebesluite te neem deur onbevooroordeelde navorsing te doen en dit dan in verslae, artikels en opleiding te vertaal.
Andrea Berry, Direkteur van Vennootskappe en Leer by Idealware, stel hierdie stappe voor om 'n nuwe skenkerbestuurstelsel te kies.
Kyk of jy regtig 'n nuwe stelsel nodig het.
Berry sê om te begin deur te evalueer waarom jy nie van jou stelsel hou nie. Die probleem is dalk nie wat jy dink nie, en dit is nie maklik om sagteware te oorskakel nie. Dit verg tyd, moeite en geld.
Berry het gesê, "Daar is geen silwer koeëlstelsel daar buite nie, dus maak seker dat jou huidige stelsel werklik onvoldoende is.
Byvoorbeeld, jy hoef net meer te leer oor die stelsel wat jy het, eerder as om heeltemal oor te skakel na 'n splinternuwe stelsel. "
Ek is die tyd om vas te stel wat die probleem regtig is. Kan dit een van die volgende wees?
- Jy benodig meer opleiding. Miskien het u huidige stelsel funksies wat u nie verstaan of weet hoe om te gebruik nie. Vra jou verskaffer of daar opleidingsopsies, soos video's of aanlynhulpbronne, is wat jy kan kry.
- Jy benodig meer ondersteuning. Wat is die ondersteuningsopsies vir u huidige stelsel? Is daar beskikbare en bekostigbare ondersteuning? Begryp die ondernemer jou probleme en probeer om te help, of praat hulle na jou toe? Het hulle 'n oplossing vir jou spesifieke probleem?
- U verstaan nie al die vermoëns van u huidige stelsel nie. Weet jy regtig seker dat dit nie doen wat jy wil hê nie? Is daar beskikbare dokumentasie beskikbaar? Sommige verskaffers werk hard om meer hulp te bied, soos video's, forums waar u vrae kan vra en literatuur wat geskryf word vir nie-tegnici.
- Jou stelsel is te swak of te sterk. Die grootte van 'n stelsel vir u proses en u begroting is 'n belangrike stap.
- Jou stelsel is te duur. Betaal jy vir meer funksies as wat jy nodig het? Berry sê: "As jy met 'n verkoper onderhandel, onthou dat dit 'n koop is ... die aard is om te verkoop." Om jou behoeftes te verstaan, sal jou help om nie afgelei te word deur 'blink voorwerpsindroom' nie. ''
- Jou stelsel is verouderd. Miskien ontbreek jou stelsel nuwe funksies. Hou in gedagte, dit moet gereeld opgedateer word, óf outomaties óf deur jouself of u verskaffer. Wees net bewus van hoe jou stelsel op hoogte bly.
- Jou stelsel word nie meer deur die verkoper ondersteun nie. Berry sê dit is nie algemeen nie, maar gebeur, veral as 'n kleiner verkoper deur 'n groter een gekoop word.
Idealware bied 'n werkboek, 'n Verbruikersgids aan Lae Koste Skenkingsbestuurstelsels, wat u sal help om hierdie selfassesseringsproses te lei.
Identifiseer 'n span belanghebbendes.
So jy het besluit om oor te skakel. Wat is volgende?
Berry het gesê: "Wat ons al die tyd sien, is dat die ontwikkelingsdirekteur besluit om 'n nuwe stelsel te kry, maar nie met die bemarkingsafdeling of die uitvoerende direkteur of die vrywillige koördineerder , almal van wie die stelsel gebruik sal word nie."
Dit is 'n goeie idee om almal te raadpleeg wat die stelsel gaan gebruik. Wanneer jy dinkskrum funksies wat jy nodig het, laat almal 'n sê hê. Maak seker dat almal wat deur die stelsel gebruik of geraak word, verteenwoordig word. Iemand in die hoof geskenkdepartement moet beslis teenwoordig wees as 'n individu wat die fondsinsamelingspogings hoof.
Verstaan jou huidige prosesse.
Maak 'n gedetailleerde lys van u fondsinsamelingsprosesse, standaardiseer dit en evalueer alles wat u met u databasisse doen. Vra jou organisasie:
- Hoekom doen ons dit so?
- Moet ons dinge op die manier doen?
Berry het gesê, "Standaardisering gee jou buigsaamheid in die keuse van 'n stelsel ... die minder duur stelsels bekostig nie groot buigsaamheid nie, hoe minder 'vreemdhede', hoe beter. Soek die beste praktyke in die veld en vermy unieke prosedures.
Verwyder ontslag voordat jy belê. Hoeveel keer betree jy byvoorbeeld 'n adres? Moenie oorweldigende taktieke oorleef wat oor die jare versprei het nie en fokus eerder op wat jou organisasie tans benodig.
Byvoorbeeld, jy wil 'n standaard stel vir telefoonnommerinskrywing. Sal jy nommers opneem as (555)555-5555 of 555-555-5555? Dit is al die noodsaaklike besonderhede om na te dink.
Prioriteer jou wenslys van funksies .
Kry almal bymekaar wie die stelsel sal gebruik of wie sal verslae daaruit kry. Hersien alles wat jy wil hê, en rangskik dan hierdie eienskappe. Bepaal wat jy absoluut nodig het, waarsonder die stelsel nutteloos is. Deur hierdie eerste te doen, sal u van 'n vlak van kompleksiteit hou wat u begroting kan verwoes.
Berry beveel aan om 'n drieledige lys te skep:
- Wat het jy nodig of anders is die stelsel nutteloos?
- Wat sou lekker wees om te hê, maar is nie 'n transaksie breker nie?
- Wat sou jy wil hê as geld nie 'n opsie was nie?
Gewilde kenmerke sluit dikwels in:
- Skenker betrokkenheid dop
- Aangepaste velde en notas
- Skenker verbouing
- Beplanningsvermoëns
- Verslae oor populêre tendense
- Lidmaatskap bestuur
Bonus: Kyk na Salsa's Guide to CRMs om die regte eienskappe vir jou organisasie te bepaal.
Doen jou navorsing.
Gebruik Idealware. Hulle het die nodige navorsing vir u gedoen. Idealware se verslae het die veld gekies, gekies stelsels wat toegewyde skenker bestuurstelsels is, en het die top tien stelsels getrek en 'n lys van funksies verskaf.
Kyk na die Verbruikersgids vir Lae Koste Skenkingsbestuurstelsels.
Gebruik die verslag, maak 'n kortlys van drie of vier lewensvatbare stelsels.
Skedule verkoper demonstrasies.
Sommige verkopers sal na jou toe kom, of jy kan na hulle toe gaan. Maar baie demo's word aanlyn uitgesaai met behulp van 'n web sharing tool. Soms kan jy selfs 'n proef weergawe aflaai.
Maak seker dat u werklike voorbeelde gebruik om te sien hoe elke stelsel vir u behoeftes sal werk. 'N Groot hulp is Idealware se Ses wenke om die Vendor Demo te navigeer.
Rangskik die stelsels teen jou wenslys-fancy vs kernbehoeftes en hoë koste teen bekostigbare-en kies die regte stelsel vir jou.
Jy kan dalk jou nuwe stelsel aanlyn met 'n kredietkaart koop, maar groter stelsels kan 'n kontrak hê wat verwerk en onderteken moet word.
Berry sê, "Soms kan jy dadelik jou nuwe stelsel gebruik, terwyl ander stelsels aangepas moet word. DonorPerfect Online is bekend om 'n stelsel aan te pas voordat jy begin, terwyl ander stelsels, soos Gift Works, maklik van die kry kan gebruik word. -Gee. Sommige stelsels sal 'n konsultant nodig hê om op te rig. "
Hou in gedagte dat jy jou CRM sal gebruik om skenkersverhoudings die meeste te verbeter, maar jy kan dit selfs gebruik om jou fondsinsamelingstrategieë te verbeter.
Dan Quirk is die bemarkingsbestuurder van Salsa Labs, die premier fondsinsamelingsagtewaremaatskappy vir groeifokus-niewinsorganisasies. Dan se bemarkingsfokus op inhoudskepping, omskakeling optimalisering en moderne bemarkingstegnologie help hom om ontwikkelingsspanne sonder winsbejag te lei op die beste praktyke van fondsinsameling.